Hva er et godt intranettsøk?
Dette spørsmålet får vi ofte fra våre kunder, og her skal vi dele våre erfaringer.
Et internsøk er ganske forskjellig fra søk i eksterne nettsteder, og på mange måter mer krevende å få til fordi det ofte er mange innholdstyper og mer sammensatte brukerbehov til stede. Her har du våre fem tips for et bedre intranettsøk:
1) Konsolidert
Brukere vet ikke nødvendigvis i hvilken kilde svaret ligger. Man vet kanskje heller ikke om det er et dokument eller en ansatt man trenger å få tak i. Bruk den samme taksonomien for alt innholdet – dokumenter, ansatte, arbeidsrom osv, og ha mulighet til å vise treff fra alle kilder samtidig.
2) Tilpasset hver enkelt bruker
Hvis alle brukere får de samme resultatene når de søker vil sannsynligvis ingen bli spesielt fornøyd. Det er fordi folk har en tendens til å kalle dokumentene det samme («møtereferat»; «presentasjon» og så videre). I større bedrifter vil det også ofte være mye parallelt innhold pga ulike underselskaper. Søk trenger derfor noen mekanismer for å ta hensyn til hvem brukeren er, feks å gi høyere ranking til innhold fra arbeidsrommene man er medlem av. Obs! Dette må ikke gå på bekostning av mulighet for kunnskapsdeling på tvers.
3) Kontroll over duplikater
Et annet problem er at det fort oppstår duplikater av dokumenter. Det er ikke gøy når det tilsynelatende samme dokumentet dukker opp 10 ganger etter hverandre i trefflisten. Støtte for å samle duplikater i et og samme treff er en fin funksjon.
4) Mulighet for forhåndsvisning
På et intranett er det ofte mange og tunge dokumenter – det tar ofte lang tid åpne et dokument fra søk – irriterende hvis man velger feil. Forhåndsvisning av dokumenter fra søkeresultatet sparer mye tid og er gull verdt på intranett.
5) Navigerbare søkeresultater
Siden antall dokumenter kan blir svært stort er det viktig at det fasetterte søket fungerer godt. Det bør for eksempel være mulig å filtrere bort arbeidsdokumenter. Sørg også for at søket har så god ytelse at det håndterer å søke med flere fasetter samtidig.
10 kommentarer
Berit Herstad
21.12.2009 | 11:10
Bra tips for intranett-søk! Veldig viktig å kunne søke i flere kilder som nevnt under 1). Samtidig har jeg en følese av at kunder ønsker å ha så mye innhold som mulig tilgjengelig i søket, jo mer jo bedre liksom. Men kvaliteten på søket blir jo aldri bedre enn kvaliteten på innholdet.
Vi lurer på om det er bedre å begynne smått, å gjøre søket bra for en kilde før man legger til flere kilder. Hvis søket ikke fungerer bra i liten skala, blir det iallefall ikke bra i stor skala. Hva tror dere?
Jørgen Dalen
21.12.2009 | 14:59
Takk for godt innspill, Berit!
Det er vel shit in shit out som gjelder her også.
En ting som er i samme gate som det du sier er foreldet innhold – på de fleste intranett-søkene jeg har sett kommer ofte årsrapporten fra 2003 før den fra 2008. Hvor avgjørende publiseringsdatoen er for relevansen varierer sikkert med hva slags type innhold det er, og det er sikkert ikke helt trivielt å lage noen oppsett som fungerer bra på tvers av de ulike kildene, men det hadde vært interessant å høre med andre hvordan de har løst akkurat dette.
Jørgen Dalen
22.12.2009 | 12:13
er det forresten noen som har eksempler på gode styringsmodeller når det gjelder søk? Vi har i noen prosjekter forsøkt å få til en distribuert modell der domeneeksperter tar ansvar for søket innenfor sitt område, der de følger med på hva brukerne søker på og løfter frem innhold av god kvalitet, gjerne med hjelp av søk som monitoreringsverkøy.
Vegard Sandvold
10.01.2010 | 23:32
Hva med en full ut distribuert modell ala Google Search Wiki, hvor hver enkelt bruker kan legge til søketreff som de føler mangler: http://googleblog.blogspot.com/2008/11/searchwiki-make-search-your-own.html
Google lar oss ikke påvirke hverandres søk direkte, men på et intranett kan jeg tenke meg en styringsmodell som lar grupper av mennesker redigere hverandres søkeresultat, kanskje med en moderator el.
Selv kjenner jeg ikke til noe enterprise search software som tilbyr denne funksjonaliteten (kanskje med unntak av Google Search Appliance?), så den må nok bygges på forespørsel av flittige konsulenter
Vegard Sandvold
10.01.2010 | 23:45
Forøvrig mange tanker om intranettsøk i denne artikkelen. Konsolidering og duplikater er kanskje det viktigste. Ellers så er jeg ingen fan av overdreven personalisering. Det er for enkelt å anta at demografi og organisasjonsstruktur kan overføres til personlige preferanser og kompetanse. Det er ikke slik at alle selgere på 40 år har samme informasjonsbehov. Jeg har mer tro på taksonomistyrte tilpasninger av relevansemodeller og interaksjon for f.eks. dokumenter, ansatte og arbeidsrom. Og for all del, bruk synonymer for alt det er verdt.
Når det gjelder navigerbare søkeresultater er det også en interessant hake ved fasettert søk og overdreven recall. Les hva jeg mener om det her: http://www.thingsontop.com/mindless-recall-kills-faceted-search-876.html
Vegard Sandvold
10.01.2010 | 23:45
Mange *gode* tanker, mente jeg selvfølgelig å skrive
Jørgen Dalen
11.01.2010 | 10:05
Takk for gode kommentarer, Vegard!
Liker godt det du skriver om «mindless recall» – her kan man jo legge til at hvis man har veldig mye utdatert innhold så er det vanskelig å lage et godt søk, for hvordan kan søkemotoren vite at innhold er utdatert?
Personalisering av søkeresultater er nok mest relevant for veldig store løsninger, men forskning viser at kunnskapsarbeidere med alle de nye verktøyene tilgjengelig produserer 35 innholdselementer – hver dag (kommentarer, email, lynmeldinger, dokumenter osv). Har bedriften 10000 ansatte kan man bare begynne å regne ut hva søket får å stri med etter hvert.
Det som er positivt er at enterprisesøk og internett-søk her begynner å få de samme utfordringene (sosiale søk) slik at løsninger for internettsøk kan komme enterprisesøk til gode (i dag lever de litt side om side).
Vegard Sandvold
13.01.2010 | 09:37
Problemet med recall oppstår når søket favner for vidt. Enten pga. mye utdatert innhold (som du sier), eller ved ukritisk bruk av trunkering, fonetisk søk og dårlig metadata.
En relevansemodell vil i mange tilfeller allikevel klare å putte noe gode søketreff på toppen, men fasettene har derimot ingen iboende relevans ved seg. Det at en fasettverdi har høy frekvens betyr ikke at den er nyttig for å presisere søket, siden det kan være de 50% minst relevante dokumentene som har akkurat den verdien. Prøv f.eks. å søke på «lcd» i en vanlig nettbutikk, og se hvilke merker som kommer opp. Tipper det er en god blanding av TV-er, kamera og vaskemaskiner.
Kan du forresten si litt mer om bruken av personalisert søk i store bedrifter? Jeg er nysgjerrig på hvilke erfaringer du evt. har.
En siste tips for gode intranettsøk er å utnytte latente relasjoner i dataene for å navigere mellom informasjonsobjekter. Jeg kaller det «følgesøk», og har gode erfaringer fra intranettsøk hos bl.a. Innovasjon Norge. Der bruker vi f.eks. ansattes ID-er som nøkler for å knytte sammen prosjekter og kunder i søket.
Jørgen Dalen
13.01.2010 | 10:09
Personalisert søk kan ha en funksjon der det eksisterer mange parallelle utgaver av det samme innholdet. Det kan være et konsern med mange underselskaper som har hver sin ansatthåndbok. Innholdet kan være veldig lik i hver håndbok, men det gir ikke mening å få treff i andre selskapers håndbøker.
Et annet problem er at ansatte ofte gir veldig like navn på dokumentene sine, «møtereferat», «presentasjon» osv. Innholdet kan jo ofte være likt i feks powerpoint-presentasjoner også. I store organisasjoner som bruker intranettsøket også for dokumenter på intranettet kan det være utrolig vanskelig å finne det riktige dokumentet via søk hvis ikke det er mulig å gi høyere relevanse til hvilke arbeidsrom/enheter brukere er knyttet til.
En annen type personalisering er å bruke sosial distanse for personsøk (det gjør jo SharePoint 2007 allerede i dag).
Vegard Sandvold
13.01.2010 | 10:51
Det var gode eksempler, Jørgen. Takk skal du ha