Intranett + samhandlingsløsning = sant?

Av 24.08.2010

10

De fleste som skal innføre en samhandlingsløsning har et intranett fra før. Alle som har skaffet seg kjæledyr nummer to vet at det ikke alltid går fredelig for seg – men heldigvis finnes det gode råd!

Ganske umiddelbart reiser det seg noen grunnleggende spørsmål. Intranettet har jo fokus på offisiell informasjon. Er det da lurt å integrere det med samhandlingsverktøy med alle sine kladder, fragmenterte kommentarer og rotete dokumentstrukturer? Burde de ikke heller leve side om side?

Her får du tre mulige løsningsscenarier. Rent umiddelbart kan det virke som det første scenariet er det beste, men som vi skal se gjelder det ikke i alle tilfeller:

Det harmoniske ekteskapet

Samhandlingsdelen forsyner intranettet med nytt og verdifullt innhold. Det redaksjonelle innholdet brukes til å generere trafikk til debatter og dokumenter i arbeidsrommene.  Det er likevel lett å se hva som er offisiell informasjon og hva som er ”work in progress”.

Man bruker intranettet til å informere om ny funksjonalitet og å lære opp ansatte. På forsiden av intranettet gir man oppmerksomhet til de som har vært spesielt flink til å dele og kommentere. Man kan kontakte og samhandle direkte fra alle sidene i løsningen.

Det er tydelig hvilken funksjon de ulike arbeidsflatene har (startside, personlig side, arbeidsrom osv) sånn at konflikter ikke oppstår. 

Skilsmissen

De ulike arbeidsrommene lever sine egne liv. De ulike enhetene i organisasjonen begynner å utvikle sine egne praksiser, til glede for noen, men til fortvilelse for ledelsen som ser at den felles kulturen fragmenteres.

Det gamle intranettet fortsetter å informere som før, men merker at besøkstallene har dalt til fordel for arbeidsrommene til hver enhet.

Det konfliktfylte forholdet

Virksomheten bruker mye penger på å integrere klassisk intranett med en hel rekke ulike samhandlingsverktøy. Pga mye uenighet er det viktig at startsiden skal vise litt av alt i løsningen, med den følgen at den bruker en uendelighet å laste.

Det er vanskelig å skille offisiell og uoffisiell informasjon – viktige dokumenter drukner i mengden. Som en følge av det bygges arbeidsrommene opp som små intranett. Ledelsen prøver å ha en viss styring når nye funksjoner introduseres, men sliter med å få lært opp de ansatte.

Det ender med at noen enheter bruker løsningene, mens andre enheter faller helt i fra.

Er en integrert løsning alltid best?

En enhetlig løsning (ofte kalt unified communication and collaboration) har mange fordeler, men det betyr ikke at det alltid er den riktige løsningen. Er man usikker på hva man skal oppnå ved å gjøre det kan det fort være bortkastede penger å integrere.

En integrert løsning gir best effekter når prosjektet har som mål å endre måten de ansatte jobber på – for da blir god informasjonsstyring ekstra viktig. Har man ikke et klart bilde av dette, kan man likeså godt fristille samhandlingsverktøyene fra informasjonskanalen.

Ønsker man å benytte en ”prøve og feile”-tilnærming på et lavere budsjett er det også fornuftig og pilot-teste de enkelte samhandlingsverktøyene før man begynner å integrere.

Til slutt: I vår intranett-undersøkelse ønsker vi å se mer på hvilke effekter som kan hentes ut av integrerte løsninger.

Så vi ønsker å høre fra folk – enten de lever i harmoniske ekteskap, konfliktfylte forhold eller lykkelige skilsmisser!

Jørgen Dalen

Innlegg

10 Kommentarer

  1. Klara Vatn

    24.08.2010 kl 13:24

    Bra at du tar opp ulike alternativer. Jeg trur den vanligste feilen er at man utgår fra løsningen (kanskje man har kjøpt inn et system allerede) og prøver å tilpassa organisasjonen og arbeidsmåten etter det. Det virker som at når det gjelder intranett så glemmer man den gyllene regeln om Behov først, løsning sen!

    Jeg skal hålla i en workshop på kvellen innen Kunnskapstinget den 27 sept der vi kommmer å dele erfaringer kring framførallt intranett og forskellige samhandlingsverktøy. Jeg trur det er mange som prøvet og feilet på dette område og det kan være fint å lære av varandre. Kanskje du kommer? se http://www.dataforeningen.no/helt-aerlig-hvor-sosiale-er-dere.4805360-162895.html

  2. Bra Klara, dette skal jeg prøve å få med meg! Hadde vært bra å hørt erfaringene dere har hatt i Bekk (dere har vel en fristilt samhandlingsløsning?)

  3. Takker for et svært relevant innlegg innpakket i gode metaforer. Basert på mine erfaringer deler jeg helt klart skepsisen til at et ”lykkelig ekteskap” løser alle problemer – selv om jeg selvsagt ser fordelene også. Kobling mellom den formelle og uformelle delen av organisasjonen er ofte nøkkelen til god dialog og læring. Mer uformell kommunikasjon har ofte en lavere terskel i forhold til det å komme i gang med å dele og samhandle. Funksjonalitet for ”samhandling” som for eksempel tagging, kommentarer og mikroblogging kan slik sett også rette fokuset mot enkelte spesielt nyttige deler av et tradisjonelt statisk intranett. Dette kan være en god strategi for å vekke et intranett opp fra de døde.

    For å bygge videre på Jørgens metafor vil jeg gjerne slå et slag for gode mellomløsninger – nemlig særbo. Ulike faglige communities og avdelinger har ofte egne behov som gjør at man må tilpasse løsningen til disse for å få dem med, samtidig som man må sørge for å få en felles løsning på noe. Et annet poeng er at i mange større virksomheter er det ikke mulig å erstatte eksisterende intranett og bygge noe nytt fra scratch. Det kan også være behov for større endringer i IT infrastruktur, som sikkerhetsløsning, tilgangskontroll, AD og nærliggende fagsystemer. Det er med andre ord gode organisatoriske, økonomiske og tekniske grunner for å ta et steg av gangen og minimere risiko og den totale kompleksiteten til prosjektet. Virksomheten trenger tid for å tilpasse seg og lære – og da er det ikke lurt å gape over for mye om gangen.

    Det store spørsmålet er derfor i hvilke typer virksomheter og kontekster bør man gå for ekteskap og hvilke bør man gå for særbo. Jeg tror at i de fleste større kunnskaps-intensive virksomheter vil man minimere risiko og maksimere fleksibilitet og derfor gå for særbo!

  4. Klara Vatn

    25.08.2010 kl 09:58

    På Bekk har vi forskjellige samhandlingsløsninger men med felles innlogging, ett slags særboforhold som Knut beskriver. Han har rett i att det er viktig at alle i en organisasjon ikke trenger å jobbe likt, at man har forskjellige behov, og at da ulike verktøy dekker disse behov. Men det er bra at man har en felles utgangspunkt, der man logger in hver dag, trur jeg.

  5. Enig! man må jo ha en god del felles om særbo skal funke også :-)

  6. Noe av det som gjør samhandlingsprosjekter utfordrende er det ofte finnes behov i organisasjoner som tilsynelatende står i et motsetningsforhold til hverandre, feks sentral kontroll vs desentralisering.

    Prosjekter iverksettes ofte for å få pendelen til å svinge mer over til den andre siden, avhengig av hvilke utfordringer organisasjonen står ovefor der og da. Er det det mangel på innovasjon som er problemet? Uro pga reorganisering?

    Det er derfor vanskelig å se for seg at et løsningskonsept kan finne den “riktige balansen” mellom behovene som vil være gyldig for evig tid. Det er kanskje grunnen til at intranett ofte virker utdaterte – de rekker ikke å holde tritt med organisasjonens endrede behov.

  7. Mye interessant lesing her, både innlegg og kommentarer!

    Det kryr av utdaterte intranett, og ja, Jørgen, jeg tror du har rett i at de rekker ikke å holde tritt med organisasjonens endrede behov. Men hvorfor greier man ikke det? Det er jo ikke snakk om endringer i løpet av timer, mer måneder og år, plenty av tid? Jeg tror de færreste organisasjoner ser intranettet sitt som et viktig strategisk verktøy, og har derfor ikke nok fokus på det som kreves for å holde et intranett i live og gjøre det nyttig for den enkelte. Flere tror det holder med å ha en webansvarlig på intranettet, noen tror til og meg at det går av seg selv :) En god del bedrifter bruker intranettet som en avis, som er sånn passe interessant for de fleste, som man kan bla fort gjennom når man har tid. Kommunikasjonsavdelingen/markedsavdelingen/administrasjonen bruker den som en intern kommunikasjonskanal, enveis vel og merke. Ingenting i veien med det, men kanskje litt snevert?

    For at intranettet ikke skal bli utdatert på dato, må man sette av tid, ressurser og engasjement for å forvalte og utvikle det, finne behovene som nevnt tidligere her – innhold i alle webprosjekt er undervurdert! Man må han en ledelse som prioriterer og sier at intranettet er en viktig kanal for vår satsning innenfor X og Y. Man må ha en ressursgruppe som får dedikert tid til å forvalte og utvikle intranettet, man trenger en leder av gruppen som ser muligheter og vil ha resultater.

    Det koster å jobbe frem et intranett som er levende og strategisk, men så skaper det også verdier!

  8. Er det fortsatt liv i denne aktualiteten, eller er verden gått videre (dvs har alle “fugured it out”)?

    Som spurt om før her: Hva er hensikten med Intranettet? Er det først og fremst en en-veis kommunikasjonskanal (der feed’n sikkert kan være styrt utfra hvilken avd/prosjekt etc. man tilhører), ispedd med noen linker til viktige almenne business-prosesser/systemer, eller skal vi også ha inn en god porsjon interaktivitet her fordi bedriften har verdisatt og definert en delings-kultur? Og som dere sier – sånne ting må være definert og på plass før man ser hvordan.

    Skal vi kalle det noe helt annet enn Intranet etterhvert, fordi man tradisjonellt forstår med Intranett denne enveis-kanalen. Er det ikke mer matnyttig å skaffe til veie en effektiv arbeidsplass for kunnskaps-arbeideren. Og da er det mer riktig å tenke modell som Burton Group’s Online Workplace Framework (http://ccsblog.burtongroup.com/collaboration_and_content/2009/10/the-importance-of-online-workplaces.html) for eksempel. Hvis vi får til denne, trenger vi noe Intranett da?

  9. Hei Rolf! Takk for sist og takk for fin kommentar! Tror nok innlegget mitt var farget av at jeg i den perioden jobbet med organisasjoner der typiske kunnskapsarbeidere er i mindretall, og der behovet for rask tilgang til korrekt og oppdatert informasjon kan være like stort eller større enn behovet for samhandlingsverktøy.

    Jeg opplever at det akkurat nå foregår en interessant modning innenfor fagfeltet “samhandling”, der man både får nye måter å kategorisere både ulike typer samhandling, ulike typer organisasjoner og ulike typer verktøy. Se for eksempel denne:

    http://www.cleverworkarounds.com/2011/01/19/the-facets-of-collaboration-part-2enter-the-matrix/

    I takt med denne utviklingen vil sikkert mange av de begrepene vi bruker i dag bli både upresise og utdataterte.

    Jeg tolker deg dithen at hvis man har disiplinerte nok ansatte som følger implisitte og eksplisitte regler for samhandling og har de riktige verktøyene, så trenger man ikke enveiskommunikasjon fra ledelsen om hva man skal gjøre (“intranettet”). Dette beskriver nok en ønsket situasjon i mange kunnskapsbedrifter, for andre organisasjoner som er mer driftsorientert tror jeg fortsatt man trenger et mer klassisk intranett i tillegg.

  10. @Jørgen Dalen: Hei Jørgen, det er alltid gode innspill fra deg/dere. Lurte på hvilken utvikling vi har sett på Intranet-trender siden denne posten her først så sitt liv. Ser denne: Nettsteder og sosiale medier smelter sammen #Trender 2011. Skal vi likhetstegn mellom “Nettsteder” og “Intranett” her?

    Som du sier – ting er i utvikling/forandring. Men det er alltid nyttig å ha noen basis begreper/definisjoner og forholde seg til. Hvordan skal vi definere Intranett? Eller kanskje vi skal bare snakke om hva vi trenger og fristille oss litt fra tidligere forestillinger? Vi ønsker en side der folk kan orientere seg, diverse meldinger fra ledelse, linker til viktige business prosesser etc. – det tradisjonelle Intranettet.

    Men så ønsker vi konversasjonelle arbeidsflater og det behøver ikke flyte sammen med det tradisjonelle Intranettet. Hvorfor skal det det? Intranettet har sin funksjon. Konversasjonelle flater har sin funksjon.

    En av hovedgrunnene til at jeg ikke ønsker sammenblanding er at den konversasjonelle arenaen er/blir så viktig etterhvert at den skal ikke dikteres eller være et underbruk av Intranettet , as we used to know it. Da er det heller bedre å integrere på et høyere nivå og la bare Intranettet være en strøm i online workspace som hører til “process” delen og ikke “practice” delen (tilbake til Burton Group modellen). Som et eksempel på hvor viktig konversasjonelle data er se dette intervjuet med Patrice Livingston [spole fram til min 11:20] http://blip.tv/file/2804449

    Dette er sikkert ikke alle enige i. Men la meg ihvertfall tone viktigheten av å se helheten her, skape en effektiv arbeidsplass for kunnskaps-arbeideren først og fremst, og at man ikke tar lett på konversasjonelle data. De fortjener en høy plass i verdistigen og en skikkelig host/system for å håndtere, ikke bare lagring og gjenfinning, men hvordan utvikles kunnskap kollaborativt, hvordan sette sammen biter av Information Items, hva kvalifiserer for en god Information Item innbygger, etc. I det hele tatt – dette kaller for en Enterprise 2.0 IM strategi.

Leave a Reply

*

Text formatting is available via select HTML. <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>