Mange norske virksomheter begynner å få sving på intranettene sine. De har likevel mye å gå på. Hva bør de forbedre i 2012?
Her er fem områder jeg gjerne skulle sett et løft på. Det finnes sikkert andre, så kom gjerne med dine innspill!
1. Gi de ansatte mer kontroll over egen tid
Det er ingen mangel på kommunikasjonskanaler i moderne virksomheter. Personprofilsider utformes gjerne ut fra at terskelen for å ta kontakt skal være så lav som mulig. Det betyr ikke at overarbeidede kunnskapsarbeidere skal være fritt vilt. Mange studier viser at kontroll over egen tid er essensielt for trivsel.
Legg inn mekanismer som gir de ansatte mulighet til å angi hvor stor arbeidsbelastning de har, hvordan de ønsker å bli kontaktet, og hva de har mulighet til å avsette av tid til kunnskapsdeling. For du vil vel ikke at dine mest verdifulle ansatte skal forsvinne pga overarbeid?
2. Integrer sosiale verktøy bedre i andre arbeidsprosesser
Mange organisasjoner har heldigvis forstått nytten av sosiale verktøy som mikroblogging - muligheten til å kaste ut spørsmål og få svar, kanskje fra uventet hold. Utfordringen er at mikrobloggen blir en frittstående strøm, der nyttig informasjon »forsvinner» etter et par dager. For hvor ofte har du bladd deg tilbake en uke for å se hva som ble diskutert?
Neste skritt må være å koble mikrobloggen til andre samarbeidsverktøy, for eksempel ved å poste mikroinnlegg direkte i dokumenter, slik at kommentarene blir satt inn i en kontekst (hører dere, Microsoft?).
3. Forvalt innholdet direkte fra løsningen
Har man mye utdatert innhold går det drastisk ut over kvaliteten både på søk og navigering. Det er derfor hyggelig å se at flere virksomheter nå har en innholdsstrategi på plass. Men virkeligheten er at det ofte forblir et «dokument i skuffen».
Gi de ansatte mulighet til å «konfrontere» det utdaterte innholdet direkte. Et eksempel er å kunne slette dokumenter fra indeksen direkte fra søkeresultatsiden. Et annet (billigere) tiltak er å automatisk fjerne innhold etter en gitt tid (hvis ikke innholdseieren aktivt forlenger levetiden).
4. Effektiviser kunnskapsdelingen
Mennesker har alltid lært ved å observere og kopiere andres atferd. En fin ting med læring ved observasjon er at det er få kostnader knyttet til kunnskapsoverføringen. Samhandlingsteknologi har foreløpig liten støtte for dette. Vi kan riktignok følge aktivitetene til andre ansatte, men jeg savner mer sofistikerte måter å automatisk logge det som skjer av kunnskapsproduksjon hos mine kolleger.
5. Lag mobil versjon
Sist men ikke minst – de mest lavthengende fruktene finnes antakelig innenfor det mobile domenet. Øverst på manges ønskeliste står et godt ansattsøk, enkel tilgang til mikrobloggen og de mest brukte dokumentmappene. Mange ansatte begynner å bli utålmodige – ofte er det mangler ved infrastrukturen, eviglange diskusjoner rundt sikkerhet og et mylder av ulike telefoner/operativsystemer som står i veien.
Ok, det var mine 5 cents. Har du innspill på hvordan intranett bør forbedres i 2012?
Følg meg på Twitter:
Hans-Petter Nygå...
Edgar Valdmanis
Anne Sofie
Eivind Savio
Gretelill Svendsen
Jorunn Frafjord
30.01.2012 kl 10:19
Hei Jørgen.
Her var det mye bra! Men hva med personalisering? Er det et utdatert tema? Tar man for gitt at «alle» bedrifter nå har personalisert intranettet sitt? I så fall – hvilke typer innhold er det vanlig å personalisere?
Dette var mange spørsmål og ikke så mye meninger. Min erfaring med personalisering er at mye avhenger av at «innholdsleverandører» eller lokale redaktører forstår mekanismene bak personaliseringen – som f.eks. tagging.
Noen andre med liknende erfaring?
Jørgen Dalen
30.01.2012 kl 10:30
Hei Jorunn!
Jeg tenker at personalisering er et evigaktuelt tema, fordi det går til kjernen av hva som kjennetegner god kommunikasjon (riktig informasjon til riktig tid til riktig person), og fordi det stadig oppstår nye utfordringer (for eksempel å kunne filtere mikroblogger med stort antall deltakere).
Jeg tror ikke temaet personalisering noen gang blir utdatert, det er vel heller snakk om perioder med desillusjon siden det er en såpass stor utfordring
Lars
30.01.2012 kl 12:06
Kan du være mer konkret i forhold til kunnskapsdeling? Hvordan løse dette i praksis
Jørgen Dalen
30.01.2012 kl 14:42
Hei Lars!
Her har du et par eksempler (her må andre gjerne supplere):
Automatisk deling: hver gang en ansatt begynner på lage et nytt dokument foreslås andre dokumenter som ligner på det den ansatte begynner å skrive (har sett en demo fra Intellisearch som viste dette)
Manuell deling: hver ansatt kan legge inn sine tre beste «leveranser» på profilsiden, supplert med de leveransene som andre synes er de beste personen har gjort. Sånn kan man få opp kvaliteten på det som deles.
Christopher Eikanger Andersen
30.01.2012 kl 23:22
Hei Jørgen,
Takk for et spennende innlegg – midt i hjertet av prosessen vi i QuestBack jobber med om dagen når vi nå går gjennom hvordan vi tenker intranett hos oss.
Jeg syns særlig punktet ditt om å integrere sosiale verktøy i eksisterende prosesser er interessant. I vår organisasjon er mer enn 80% av de ansatte direkte engasjert i arbeid med potensielle eller eksisterende kunder. Tilbakemeldingene på vårt eksisterende intranett (en stand-alone wiki-basert løsning) ikke er koblet med andre prosesser i selskapet. De fleste bruker mye tid på å logge data og informasjon i CRM systemet, men i det øyeblikk man ønsker å diskutere, bidra til å hjelpe eller dele erfaringer med knyttet til ting som egentlig foregår i CRM systemet må man over på intranettet.
Som en konsekvens av disse tilbakemeldingene ser vi nå på muligheter for å smelte sammen intranett og CRM systemer hos oss (helt konkret vurderer vi å integrere et type intranett i vårt Salesforce CRM). Fordelen vi ser da er at alt info som deles på intranett (være seg dokumenter, kommentarer, innlegg eller annet) kan relateres til kunder, potensielle kunder, konkurrenter, salgsmuligheter, feature requests eller andre ting vi allerede har informasjon på i CRM systemet vårt. Videre vil det å sette typisk «intranettstoff» i konteksten av arbeidet med (potensielle) kunder være en kraftig effektivisering av kunnskapsdeling som du etterlyser i punkt 4.
Det hadde vært morsomt å høre om noen andre her på bloggen har erfaring med tilsvarende «sammensmeltinger» og hvoran deres erfaringer er med dette!
Lasse Pedersen
31.01.2012 kl 09:52
Hei Christopher
En veldig spennende vinkling dere har. Når deres organisasjon driver mye med salg, så er det spennende at dere kobler intranett så tett på CRM. Enig med deg at jeg gjerne hører fra noen som har prøvd. Vår erfaring (i Halogen) med å levere intranett er at det til nå ikke har vært knyttet så tett på virksomhet, men at de knyttets mer på prosessen som drives av HR og kommunikasjon og at det tilgjengliggjøres verktøy for organisasjonen.
Hvis dere har/får støtte for de andre dimensjonnen av informasjonsmodellen deres (som organisasjon, lokasjon, fag, profesjon, osv), sånn at personaliseringen som Jorunn nevner kan støttes, tror jeg dette kan fungere godt.
Et neste steg nå dere kobler det så tett mot kunde kan være å utfordre hva som skal være lukket og hva dere kan dele med kunde. Et første steg kan være å åpne opp funksjoner og innhold knyttet til kompetanse og innvolvere kunder i dette. Etter noen av de mekanismene vi Halogen gjør med Kjøkkenfesten og på ulike grupper på LinkedIn.
Christopher Eikanger Andersen
01.02.2012 kl 10:45
Takk for gode innspill, Lasse!
Vårt eksisterende intranett er også pt. designet rundt HR/kommunikasjonsavdeling. Min erfaring er at det er vanskelig å få stort engasjement på et intranett når vi i stor grad fokuserer på dette, derfor tror jeg det kan være en veldig spennende vinkling å dra inn kundeaspektet inn i intranettverden.
Det er helt riktig at det å se på hva som kan deles med kunder gjennom ulike modeller er et veldig spennende neste steg. Vi har muligheter til å invitere kunder/eksterne relasjoner inn i samhandling/dialog i CRM verktøyet, gjennom arbeid på felles dokumenter, og kontinuerlig dialog om f.eks. implementeringsprosjekter eller andre ting.
Å åpne deler av intranett/CRM systemet, eksempelvis kunnskapsbanker, idemyldringssider osv. er definitivt en veldig spennende tanke!
Jørgen Dalen
01.02.2012 kl 11:48
Hei Christopher! Du er definitivt inne på noe rundt dette med åpne intranett. Det er også problematisk som du sier når noen av stabsfunksjonene dominerer intranettene for mye. Kanskje man skal vri på det: Intranettet skal eies av de ansatte – et intranett er aldri bedre enn summen av de ansattes bidrag.
Se også tidligere innlegg på Kjøkkenfesten om åpne intranett:
http://www.kjokkenfesten.no/2009/12/12/trender-2010-3-intranettets-d%C3%B8d-slik-vi-kjenner-det/
Bjørn
03.02.2012 kl 09:04
Hei Jørgen. Finfint innlegg! Et par spørsmål:
1) Hva tenker du om ansvarsområder? Bør alle deler av intranettet ha definerte innholdseiere/ansvarlige personer? Hva slags type personer bør disse i så fall være?
2) Sentralisert vs. desentralisert publisering. Skal «alle» kunne publisere det de selv ønsker til enhver tid? Bør innholdet rutes gjennom et «sensurorgan» sentralt? Eller bør alt styres sentralt i utgangspunktet?
3) Ha tenker du er den beste taktikken for å opprettholde entusiasmen for et sosialt verktøy internet i bedriften over lengre tid? Hvordan unngå den klassiske 90-9-1 fordelingen?
Tone Terum
03.02.2012 kl 12:25
Hei Jorunn! Litt sent svar, men jeg opplever at personalisering er veldig aktuelt for intranett, både for våre kunder, og det det meldes dette om i fagdebatter etc.
Jeg tror heller ikke at alle har personalisert intranettet sitt, men at det er mange som ønsker dette. Ulike publiseringsverktøy støtter jo dette i ulik grad også. I tillegg til de tekniske utfordringene er det jo også utfordringer knyttet til redaktørkompetansen, som du sier.
Nyheter er en het potet for personalisering. Verktøy og støttesystemer også.
Jørgen Dalen
04.02.2012 kl 22:32
Hei Bjørn, hyggelig at du satte pris på innlegget! Her er hva jeg tenker rundt spørsmålene dine:
1) vi snakker ofte om 4 ulike ansvarsområder knyttet til et intranett: kommunikasjon, samarbeid, informasjonsforvaltning og applikasjonsforvaltning.
Med samarbeid menes ansvar for at ansatte jobber på riktig måte, deler kunnskap og har de verktøyene som skal til for å jobbe effektivt.
Informasjonsforvaltning har med arkivering, livsløp, metadata og generelle krav til dokumenthåndtering og gjøre.
Applikasjonsforvaltning betyr ansvar for platform og arkitektur.
Kommunikasjon har ansvar for internkommunikasjon, kulturbygging ol.
I en god styringsmodell har man dekt alle disse fire områdene (i større organisasjoner gjerne i en matrise der de 4 feltene møtes på ulike nivåer).
Men der vi ofte ser at kommunikasjon og IT naturlig tar eierskap ser vi alt for ofte at ingen tar ansvar for områdene samarbeid og informasjonsforvalting. Ofte finnes det ingen enhet som naturlig kan ta dette eierskapet. Konsekvensen er at disse delene av intranettet råtner på rot.
2) Noe som gjør det utfordrende å jobbe med intranett er at det skal adressere motstridende behov. Alle virksomheter har behov for en viss sentralstyring, samtidig som man ønsker at mindre enheter skal ha en viss autonomi.
Jeg tror derfor ikke det finnes et endelig svar på spørsmålet om sentraliserte vs distribuerte modeller, men jeg tror likevel det er viktig å ta hensyn til virksomhetens egenart når man lander på modell.
Organisasjoner der innovasjon og utvikling av kunnskap er viktig kan ha en mer distribuert modell; virksomheter der effektiv drift eller likebehandling av kunder er viktig kan være tjent med en mer sentralisert modell.
3) jeg tror ikke ønsket om å kommunisere med andre noengang vil dabbe av, så jeg tror ofte det at et forum/nettverk ser et fall i aktivitet skyldes at aktiviteten har flyttet seg til en annen arena. Og det er vel bare sånn vi er, vi dras dit der det «skjer noe».
I tillegg til å ha det best mulige verktøyet tilgjengelig må vel et tips være kontinuerlig fornying: er det de samme tre personene som deltar i diskusjonen må man stimulere nye mennesker til å hive seg på. Ellers kan bloggingen lett fortone seg som en dugnad som aldri tar slutt for de involverte.
Bjørn Tore Johannessen
13.02.2012 kl 14:44
Jeg sitter igjen med spørsmålet – hva skal intranett være da? Er det vår sosiale møtearena? Stedet vi finner reglene og linker til systemer vi bruker sjelden? Speedometeret med sykefravær og «strategiske» meldinger fra ledelsen? Adresseboken og kompetansekartet?
Ofte snakker vi om å integrere nyhetsflyt og samhandling i andre arenaer (som CRM eksemplet over). Det er jo flott, men betyr det at intranettet ikke er arenaen for slik – eller bare var det en stund fordi CRM verktøyet ikke kunne?
Hva man skal gjøre med intranettet for å få det bedre tror jeg det er sunt å ha fokus på – og prioritere oppgaver til en ender med ting som er konkrete, målbare og gjennomførbare. Men jeg savner den tydelige rollebeskrivelsen som sier hva intranettet skal bidra med til virksomheten – det ville jeg fokusert på i 2012.
Jørgen Dalen
13.02.2012 kl 14:58
Hei Bjørn!
Dette er noe som diskuteres mye for tiden: hvor målstyrt trenger en samhandlingsløsning å være?
Mens mange holder på «lær underveis» er det stadig flere som etterlyser bedre målstyring. Se bla presentasjonen fra IBMs Rawn Shah under Enterprise 2.0 i Paris nylig (slide 16 og utover):
http://www.slideshare.net/rawnshah/understanding-social-business-excellence-enterprise20summit-2012-paris
Samhandligsprosjekter ER uforutsigbare. Jeg har derfor tidligere skrevet om det viktige skillet mellom planstyring og målstyring her på kjøkkenfesten:
http://www.kjokkenfesten.no/2011/08/16/kan-god-samhandling-planlegges/
Bjørn Tore Johannessen
13.02.2012 kl 15:07
Enig med deg Jørgen i at måling og målretting av samhandling er hot topic. Se også http://www.gartner.com/it/products/research/media_products/social_org/ som er en god innføring for de som har oppdaget at dette er mer enn IT og krever litt struktur.
MEN, da har du allerede tatt for gitt at intranettet er en samhandlingsarena – og kanskje også sagt at det er vår viktigste. Da er vi vel godt igang med en tydelig rollebeskrivelse – noe som jeg mener er det viktigste et intranett må ha. Det blir for lett en sekkepost for «alt det andre systemer ikke gjør».
Jørgen Dalen
13.02.2012 kl 15:45
kanskje det har vært et hinder for utviklingen at man har definert intranett for bredt (og derfor blitt en sekkepost som du sier). Takk for bra boktips forresten!