Kan vi bli enda mer effektive?
Det sies at norske arbeidstakere må bli enda mer effektive for at det høye lønnsnivået skal kunne opprettholdes. Vi regnes allerede blant verdens mest effektive – er det egentlig rom for forbedring?
Bilde fra Neuroscience News
Ikke skriv det som allerede er skrevet
I et homogent land som Norge er sjansen stor for at andre allerede har tenkt det du har tenkt. Vi er stort sett flinke til å svelge stoltheten og spørre våre kolleger om de har gjort noe tilsvarende før, men det hadde vært fint om teknologien ga oss bedre støtte.
Hva med dette: når du begynner å skrive på et dokument gir søket deg fortløpende andre dokumenter som ligner på det du skriver. (Her må det sies at jeg kun har sett demoer på dette, er det noen av leserne som har erfaringer fra »real life»?)
Ikke bearbeid det som allerede er bearbeidet
Eksemplet over handlet om effektiv tilgang til innhold. Men som vi alle har erfart: det å dele er bare begynnelsen. Når relevante dokumenter er funnet må man vurdere kvaliteten, aktualiteten og konteksten til innholdet. I tillegg skal man klippe det ut og lime det inn i et nytt dokument.
Det er vel og bra at innhold blir videreforedlet, men mye av dette arbeidet handler om duplisering av tekst, retting av utdatert informasjon og formatering av innhold. Dersom man hadde en database med nødvendig informasjon (for eksempel referanseprosjekter, ressurser, prosessbeskrivelser etc) som alltid var oppdatert kunne store deler av arbeidet med å lage et nytt dokument automatiseres.
Man kunne krysse av for hva en ville ha med, dokumentet kunne genereres automatisk, og man ville være trygg på at innholdet var oppdatert. Litt som når man lenker til kildefiler i Adobe InDesign: dersom du forandrer på kildefilen vil også alle dokumenter som benytter kildefilen bli oppdatert. Det må selvfølgelig være mulig å legge til skreddersydd innhold i tillegg.
Lag lenker, ikke dupliser innhold
Det burde være unødvendig å si det i disse «internett-tider»: hvorfor lage noe på nytt når man kan lenke til det som allerede finnes?
På 90-tallet hadde mange virksomheter et epostprogram for interne meldinger og et annet for eksterne meldinger. Om få år vil vi le av dagens situasjon der man har en løsning for internt samarbeid, og et annet for eksternt samarbeid. Når disse løsningene smelter sammen blir det selvsagt enklere å krysslenke mellom dokumenter.
Takk til Jon Olav Eikenes og Kristian Pålshaugen for gode innspill.
Følg meg på Twitter: @JorgenDalen
Etter å ha...
12 kommentarer
JON HAUGEN
14.02.2012 | 11:14
«Steal with pride» sier jeg
Enterprise Search – f eks med FAST for SharePoint med thumbnails og previews gør dette mer effektivt enn noensinne.
Jørgen Dalen
14.02.2012 | 11:22
Hei Jon! Er helt enig i at previewing er en veldig nyttig funksjon, det går mye tid tapt når man laster ned feil dokument fra søkeresultatet. Min bønn til Microsoft er at søk blir bedre integrert i de andre applikasjonene, feks det som er nevnt i innlegget at man gjør fortløpende søk basert på det man skriver i et nytt word-dokument.
JON HAUGEN
14.02.2012 | 11:29
Der husker jeg Autonomy hadde en løsning. En liten toolbar – «ActiveKnowledge» tror jeg den het – som poppet opp nede på skjermen og fant alt mulig basert på det man skrev i Word. Artig – men av de brukerne jeg viste den til, var det ikke en av dem som syntes det ikke var møkk irriterende å ha denne fremme på skjermen hele tiden… #balanseerviktig
Ellers skal si det til gutta i mars, da jeg møter produktgruppen med tanke på Office «15″
JON HAUGEN
14.02.2012 | 11:36
«Your employees are wasting anywhere from one to two hours of every workday on one thing. It’s not what you think. It isn’t social media or snack breaks or personal phone calls. According to a new report from Switzerland-based Infocentric Research, they’re wasting that time ineffectively looking for and using information they need to do their jobs»
http://www.infocentricresearch.com/Research/Publications/The-Digital-Workplace.aspx
En ting til – vet du hva som er den mest utbredte funksjonen i Office klientene? Og hva tror du grunnen er? #relaterttildette
Kristian
14.02.2012 | 11:43
Jon: Copy/paste? Kanskje til og med paste foran copy (når man rapper fra nettet)? Så kommer vel lagring, og undo etter hvert, vil jeg vil tippe. Er jeg inne på noe?
JON HAUGEN
14.02.2012 | 13:06
«Close, but no cigar» – bokstavelig talt. Den mest brukte funksjon er «Close»!
Og hvorfor? Fordi folk som leter etter en nål i en høystakk nødvendigvis blir nødt til å kikke inn i alle delene av høystakken før de kanskje er heldig å finne nåla, helt tilfeldig.
Løsning? Enterprise Search!
Kristian
14.02.2012 | 13:14
Fascinerende. Det vil si at man i snitt åpner mer enn ett dokument for hver gang man faktisk gjør noe i dokumentet (jeg regner med skriving ikke nødv. regnes som en funksjon, men det ville vel som regel medført en «Save» om ikke annet).
Nå skal det sies at en del dokumenter åpner man for faktisk å lese, ikke editere, da. Men likevel.
Ellen Daleng
15.02.2012 | 13:12
Det er på tide vi beveger oss vekk fra dokument-på-papir metaforen i det web-baserte nettsamfunnet. Det du etterlyser her er en wikiløsning – som Confluence. Der er linking og inkludering av innhold a piece of cake. Ingen nedlasting av filer, åpning av dokumenter, lukking av «feil» dokumenter, alt delt, er søkbart, taggbart, kommenterbart og lar seg enkelt sammenstille på nye måter, kryss-sammenstilt med ting rett fra weben – uten å kopiere. Jeg jobber med kravhåndtering og løsningsbeskrivelser i et stort prosjekt. Bruker Confluence og ville aldri gått inn for å gjøre dette i Officedokumenter på en filserver eller i Sharepoint. Verktøyene er der – det er bare å ta dem i bruk og legge om gamle vaner – kanskje lettere sagt enn gjort men har man først «sett lyset» vil man aldri tilbake til dokumentmørket…
Jørgen Dalen
15.02.2012 | 13:50
Jeg er enig i mye av det du skriver Ellen, på papiret har en wikiløsning mange fortrinn når flere skal jobbe sammen om et (kremt) dokument. Det jeg ofte har sett er at wikiløsningen blir flittig brukt av IT-avdelingen og andre «datakyndige», og ikke som et fellesverktøy for hele virksomheten. Med litt lavere terskel for bruk kunne flere «sett lyset»
Arnfinn M Bærø
16.02.2012 | 23:16
Det som er litt skummelt er at vi snart blir så effektive at vi sørger for vår egen avskjedigelse!
Har også hørt Sharepoint skal ordne dette. Nå som sharepoint er online i skyen er det jo lettere enn noen gang å starte med dette til en fornuftig pris.
Jørgen Dalen
17.02.2012 | 11:14
Hei Arnfinn!
Du er virkelig inne på noe her, tror bruk av skytjenester kommer til å få stor innvirking på samhandling mellom bedrifter. Det er jo paradoksalt at brukere i to store selskaper som begge bruker SharePoint stadig må logge seg på hverandres tjenester for å utveksle informasjon.
Trackbacks
27.05.2012 | 15:49