Har IT- eller kommunikasjonsavdelingen bestemt seg for at nå skal alle dele drive med kunnskapsdeling på jobben din?

Dream on. Det trengs mer enn en IT-løsning.

Facebook vs jobben

Facebook sin styrke er at du selv har kontroll over hvem som er dine venner. Du står fritt til enhver tid å «defriende» folk som du ikke ønsker skal få innsyn i ditt digitale liv. Denne kontrollen gjør deg trygg på at du kan ha tillit til nettvennene dine. Dermed tør mange av oss å dele smått og stort på Facebook.

Facebook preges av krake søker make. Det vil si at vi blir nettvenner med folk som likner oss selv. Situasjonen er en helt annen i mange virksomheter. Der handler kanskje hverdagen din mer om å få jobben gjort og mindre om å sosialisere andre online. Dessuten er det ikke gitt at du ønsker å dele kreti og pleti med kolleger og sjefen.

Tillit tar tid

Når en virksomhet velger å åpne for at medarbeidere skal spille hverandre gode på intranettet eller via andre digitale verktøy starter en gjerne i feil ende: med teknologien. Det er ofte klokere å starte med menneskene. Hva trenger de for å samarbeide bra?

Alt koker ned til tillit:

• Tør folk gi av seg selv på jobb?
• Finnes det ledere som støtter eksperimentering og risikotaking?
• Preges selskapskulturen av at medarbeidere gir hverandre ros og konstruktiv feedback?

Hvordan finner du ut hva dere trenger? Det er flere innfallsvinkler til dette:

• Identifisere ildsjelene for deling hos dere. Gi disse rom for å ekperimentere.
• Inkludere noen spørsmål om deling i den årlige medarbeiderundersøkelsen.
• Involvere de mest kritiske personene tidlig i prosessen for å snu skepsis til engasjement

BI-professoren Bård Kuvaas skrev nylig glitrende om hvordan ledere kan legge til rette for at medarbeidere skal oppleve mestring. En feil mange ledere gjør er å fokusere mer på resultatene enn på prosessen forut for disse. Folk trenger nemlig vel så mye trygghet for å feile underveis i arbeidet som et klaps på skuldra ved veis ende.

Kuvaas demonstrerer at det å legge til rette for mestring er både lønnsomt for bedriften og motiverende for medarbeiderne.

Hvordan legge til rette for digital tillit på jobb?

Heldigvis finnes det enkle, tekniske grep for å støtte opp om ros og feedback i en virksomhet. La deg inspirere av nettuniverset generelt. Her er noen eksempler:

• «Like»-funksjonen i Facebook er den som flest kjenner. Det at en av dine venner trykker «like» medfører at denne rosen dukker opp flere steder: Mottakeren av «like» får det opp i sin nyhetsstrøm. Avsenderens venner ser det i sin nyhetsstrøm. Og sikkert andre steder også som jeg ikke kommer på i farta. Men det aller viktigste aspektet ved «Like»-funksjonalitet er at terskelen for å klikke er svært lav.

• Twitter-brukere kan markere andre sine tweets som favoritter. Det trigger en mail som sendes til tweet-eierens mailadresse. Mottakeren får kjennskap til hvilken tweet som likes og hvem som gjør det.

• Origo er et nettsamfunn i Norge. Der kan en trykke på «Bra!»-knappen på et innlegg skrevet av andre, uavhengig om du er venn med dem eller ei. Jeg har selv opplevd gleden ved å motta autogenererte mailer med «bra!». Det funker.

• Bruk åpne, Google Docs til nettdugnad på spissede problemstillinger. Det er en enkel måte å skape forankring blant kolleger og interesserte. Du demonstrerer åpenhet og eksperimenteringsvilje ved å vise halvferdige konsepter eller resonnement. Andre vier deg noe av sin tid for å spille deg god. Se kollega Jørgen Helland sitt eksempel på digital dugnad om internettets historie i Norge. Innspillene strømmet på.
• LinkedIn benytter en framdriftsbar som viser hvor mye som gjenstår før en har fyllt ut 100 prosent av profilen sin. Dette er et mildt innslag av gamification. Leik og moro, vettu.
• Gi bonus på vinlotteriet til de som bidrar i den digitale sfæren. Ha en ekstra vinflaske på til månedens største bidragsyter, beste videreutvikler av andres innspill, etc.

All ros er rørende, synes jeg. Men jeg er en enkel sjel. Det er kanskje dine kolleger også? Hva tror du skal til for å skape digital tillit på jobb?

Sosiale medier oppleves som dårlige

Resultater fra en stor internasjonal undersøkelse fra i sommer viser at bare rundt en fjerdedel av ansatte vurderer sine interne sosiale medier som gode. Det er faktisk flere som vurderer verktøyene som dårlige eller veldig dårlige. Det sier seg selv at bruken blir deretter. (”The Social Intranet Study” utført av Prescient Digital Media i samarbeid med IABC Research Foundation).

Dette er på tross av at det å finne kompetanse og personer er den viktigste funksjonaliteten på et hvert intranett. Hvorfor er det sånn? Har ikke sosiale medier livets rett i intranett, eller er det for prematurt å innføre sosiale medier i arbeidslivet?

Teknologi fremfor organisasjonsutvikling

Mange implementerer ny teknologi ukritisk, og har mindre fokus på hvordan dette skal innføres  i organisasjonen. Ofte ser vi at IT er pådriver og innkjøper av nytt intranett. For at ny teknologi skal fungere må både ansatte og interne prosesser følge. Teknologi gir nye muligheter, men driver ikke organisasjonsutvikling av seg selv. Heller ikke endrer ny teknologi alene måten det jobbes på.

Sosiale medier i intranett vil bare fungere om organisasjonen får opplæring, det kommuniseres godt rundt hensikt og de støtter forretningsmål. Dessverre skjer heller ikke dette av seg selv.

Kanskje er det sånn at ansatte som liker sosiale medier ikke synes jobbverktøyene fungerer like godt som facebook, mens de som ikke liker sosiale medier synes jobbverktøyene er for like de som brukes privat?

Store forskjeller blant våre kunder

Hos våre kunder ser vi store forskjeller på integrering av sosiale verktøy i intranettene og hvordan de blir tatt i mot av de ansatte.

Noen har valgt å gå langt, og gi de ansatte stor frihet med tanke på hva som publiseres i løsningen, og hva man som ansatt kan kommunisere eller kommentere på. Likevel tar det tid før ansatte benytter seg av denne  muligheten. Kanskje man faktisk ikke belønnes for å være synlig på intranettet, men heller for å gjøre jobben sin i det stille? Her ser vi også store kulturelle forskjeller. Asiatiske ansatte er langt mer tilbøyelig til å kommentere saker på intranettet, og gjerne skryte uhemmet av ledelsen. Dette ser vi lite av blant norske ansatte, men også her kan engasjementet i kommentarfeltet være stort på aktuelle saker.

På internett er det problem med kommentarer som ikke er stuerene. All erfaring viser at på arbeidsplassen holder ansatte seg innenfor normene for akseptabel oppførsel, her er man ikke anonym.

Det at alle kan se din tilstedeværelse, kan kanskje opplevelse som påtrengende? Men det er også noe som gjør at man effektivt kan få kontakt med kolleger en trenger å samarbeide med.

Morgendagens intranett

I noen organisasjoner vi jobber med har ledelsen gått foran med et ønske om å være 2.0, mens brukerne ikke ønsker dette i sin arbeidshverdag. Kanskje det er et generasjonsskifte her? Morgendagens ansatte har vokst opp med sosiale medier, og har dette under huden. Fremtidens intranett er sosiale, og lar ansatte jobbe sammen effektivt. Dette krever at de interne verktøyene holder samme kvalitet som de ansatte bruker privat på fritiden, og at nye verktøy innføres i organisasjonen på en god måte.

Jobber du med intranett? Her er noen tips for sosiale intranett.

Hva om intranettet ble erstattet av apps?

Knut Rolland (Steria it-konsulentbyrå) proklamerte nylig intranettets snarlige død på Kunnskapstinget (der også kollega Jørgen Dalen hadde et innlegg). Det var selvsagt en spissformulering. Men påstanden har mye for seg. For det gjengse intranett er nemlig skapt for

• rutiner
• timelister
• reiseregninger
• enveis kommunikasjon
• hvordan håndtere kjente og kjære problemstillinger

Aiai! Så artig, dere!

Arbeidshverdagen handler derimot først og fremst om å håndtere hverdagen, så som å lande en kontrakt, produsere et dokument (gjerne med kolleger), motivere andre til ekstra innsats, dra organisasjonen i en ny retning, finne fram til rett person, etc. Til den slags utfordringer trengs det verktøy som evner å støtte opp rundt det Rolland kalte kunnskapsarbeideres behov for å improvisere i hverdagen.

Gjør det enkelt

Smarttelefoner har åpnet et nytt univers av enkelhet og brukerfryd. Hva om intranettet kunne by på den samme opplevelsen? Det er som om både oppdragsgivere og leverandører av intranett har gitt opp troen på at intranett kan være annet enn strevsomme og uinspirerende. Slik trenger det absolutt ikke være.

Kan sosiale medier fikse intranettet?

Det er faktisk lys i tunnelen. Sosiale medier kan inspirere nye måter å tenke intranett på. Her er et eksempel fra virkeligheten.

Forleden fikk jeg en melding fra en bekjent av meg på Facebook. Hun ba meg ta en titt på startsiden til en nettavis. Rent instinktivt, var det noe jeg ville endret? spurte hun. Hun ba meg foreslå inntil tre endringer.  Her er forslagene jeg tastet tilbake:

• det er for mange valg i nettavisens toppmeny
• bare 2/3 av skjermbredden er i bruk, hvorfor det?
• bildebruken er slapp

Dagen etter sjekket jeg med vedkommende om hvor mye respons hun hadde fått via Facebook. Intet mindre enn 50 personer i Facebook-nettverket hadde respondert. Alt skjedde i løpet av et par kveldstimer. Vi som svarte gjorde det på fritida vår. Jeg var neppe den eneste som kjente fryden over å turnere en slik utfordring via mobilen på noen raske minutter.

Hva skjedde så? Min kontakt brukte innspillene på et møte i nettavisen morgenen etter for å få gjennomslag for at nettavisen hadde forbedringspotensial. Hun kunne vise til ærlige innspill fra 50 personer utenfor organisasjonen.

Nå tenker du kanskje at det ikke lar seg gjøre å erstatte intranett med apps.  Nei, kanskje ikke per i dag. Men organisasjoner har behov for å få jobben gjort. Noen ganger ved hjelp av interne krefter. Andre ganger via nettverket utenfor jobbens brannmur.

Hva skal bli intranettets iTunes?

Internettet har demonstrert at det kan transformere industrier: Apple sin musikkbutikk iTunes har gjort platebutikker overflødige i Norge. Nettbokhandelen Amazon bidrar til at bokhandlere går konkurs i USA og får norske forlag til å skjelve i buksene.

Javisst kan vi sørge for at virksomheter får til

• bedre digital arbeidsflyt ved bruk av gode, online arbeidsrom
• chat internt i virksomheten
• levende intranett

Men det forutsetter at både leverandører og kunder våge å eksperimentere og å ta risiko.

Kilde: www.chicagotribune.com

I vårt stadig mer kunnskapsintensive arbeidsliv er det to ulike strømninger som  går hver sin vei – la oss kalle dem kunnskapsspiralen og kunnskapsdemokratiseringen:

Kunnskapsspiralen

De fleste prosjekter i kunnskapsbaserte virksomheter har som formål å effektivisere eksisterende arbeidsformer. Et vellykket prosjekt innebærer at færre hender kan gjøre den samme jobben raskere.

Det betyr ikke bare at kravene til disse hendene vil øke, det betyr også at stadig færre blir i stand til å foreslå hvordan prosessen eller produktet kan forbedres ved neste korsvei. Kunnskapsspiralen gjør at antallet reelle bidragsytere stadig går nedover.

Kunnskapsdemokratiseringen

Aldri tidligere har informasjon vært så lett tilgjengelig, aldri før har så mange hatt mulighet til å dele sine tanker og meninger. Når kostnadene ved å dele kunnskap faller blir prisen på den lavere – det kan nesten virke som eksklusiv kunnskap er noe som hører fortiden til.

Fri flyt av kunnskap er naturligvis et gode for samfunnet – men hvordan vil det påvirke yrkesdeltakelsen på lang sikt?

Effekten av gode ideer

Nettverksbaserte teknologier gjør at ideer spres raskere – spesielt de gode. Når det er snakk om ideer følger ikke etterspørselen the bell curve – noen få blogger vil ha ekstremt mye høyere besøk enn resten.

Gitt at ideer i arbeidslivet følger samme mønster – er det da mulig å kombinere konkurransedyktige kunnskapsbedrifter med høy sysselsetting, eller kommer 90% av alle nordmenn til å ende opp som bloggere på trygd, mens de resterende 10% jobber med å lage ennå bedre bloggverktøy?

Norges fremtid

Det er vanskelig å spå, men i et Norge som skal leve av kunnskap når oljen tar slutt er dette en diskusjon jeg håper mange vil engasjere seg i.

Følg meg på twitter: @JorgenDalen

Fra enkelttilfeller til kultur

Ofte er det noen få ildsjeler i virksomheten som står for kunnskapsdelingen, uten at man dermed har en delingskultur. Hva må til for at dette skal bli en kvalitet som gjennomsyrer hele organisasjonen?

1 Man har noe å dele

Alle har noe å bidra med – men i vårt veldresserte arbeidsliv har de fleste behov for å vite hva som skal deles. Kunnskap er ikke et universelt byttemiddel  – det som er gangbar valuta i et fora har liten verdi i et annet. Helt åpne plattformer for deling, som mikroblogging, trenger kjøreregler som indikerer hva som skal deles.

2 Man deler lite og ofte

De færreste har noe imot å bruke et par minutter innimellom på å gi innspill – i motsetning til langdryge møter. De fleste jobber dessuten med en tidshorisont på timer og dager heller enn år, behovet for mikro-koordinering og daglige innspill er derfor større enn å få servert ”de store linjene” (selv om det også kan være viktig).

3 Man deler det uferdige

Det er enklere å komme med innspill på innredning av en halvmøblert stue enn et tomt rom. Ingen liker heller å gi tilbakemelding på noe som allerede ser ut til å være vedtatt. Den typen ”forankring” og gisseltaking er egentlig ganske respektøs. En større åpenhet om uferdige prosesser er definitivt en av de viktigste forutsetningene for god samhandling.

4 Man deler når andre trenger det

I Halogen har vi et motto som sier «redd en kollega». Det betyr ikke at man skal slutte å skrive blogginnlegg når man kjenner seg inspirert, men at man også trår til når en medarbeider har for mange baller i lufta.

5 Man har respekt for andres tid

God delingskultur betyr ikke at man skal lesse arbeidsoppgaver over på sine kolleger. Kunnskap er blant de få tingene som vokser når man deler den – mens tid alltid er et knapt gode. Forskning viser at folk er mest villig til å dele hvis de er trygg på at de ikke taper noe på det. På norske cellekontorer sitter det mange flinke folk som har brent seg og derfor unngår delingsarenaen.

6 Man kan selv velge hvordan man skal dele

Ikke alle liker å snakke foran en stor forsamling. Andre blir mer tent av lukten av sagmugg og synes det er litt stusselig å bare dele på tomannshånd. Gi ansatte valgfrihet – og husk å gi de gode (men usynlige) hjelperne anerkjennelse.

7 Man er på samme nivå

For å gå tilbake til introduksjonen: det er som kjent lettere å føle empati med de man kan identifisere seg med. Soldater deler gjerne ammo med de av samme grad, men ikke sine overordnede. Det blir hevdet at den ”skandinaviske modellen” med sin flate struktur er spesielt godt tilrettelagt for kunnskapsdeling – et spennende tema vi kommer tilbake til på Kjøkkenfesten.

Lønn i himmelen?

Noen vil kanskje savne «deling blir belønnet» i denne lista. Mange har da også implementert sofistikerte incentivmodeller, som diskusjonsforumet stack overflow. Utfordringen er at mennesker blir motivert av ulike ting, det er vanskelig å finne universelle belønningskriterier for deling (bortsett fra økt lønn naturligvis).

Kunnskapsdeling bør uansett være et tema under medarbeidersamtalen – gjerne med utgangspunkt i spørsmålene «på hvilken måte foretrekker du å dele» og «hva kan motivere deg til å dele mer?».

Den nye heltene?

Det blir ofte sagt med overgangen til Virksomhet 2.0 at at de nye heltene er de som er flinkest til å dele. La oss håpe det!

Følg meg  på Twitter: @JorgenDalen

Illustrasjon fra parentingpress.com

Et av de største hindrene for god samhandling i offentlige virksomheter er frykten for å dele innhold som ikke er helt ferdig. Alt for ofte ser jeg prosjekter med mange avhengigheter som ikke utveksler informasjon før de er HELT ferdige. Og da kan det ofte være for sent.

The beauty of the half-made

Det er lettere å gi innspill på noe som oppleves som uferdig enn budskap som er trykt på glanset papir med alle offisielle stemper på. Alle mulige gevinster til tross; motforestillingene mot å dele kladder med andre er mange – frykten for å bli feiltolket eller kritisert er nok blant de vanligste.

Respekten for det skrevne ord

Offentlig ansatte er ikke mindre åpne enn de som jobber i privat virksomhet – når det gjelder muntlig kommunikasjon. Samtalen rundt vanndispenseren kan være like frisk som i et hvilket som helst kreativt byrå. Det er når det kommer til skriftlig kommunikasjon at samhandlingen ofte stopper opp.

Fører det til kaos?

Det er på en side flott med den disiplinen man finner blant offentlig ansatte når det gjelder offisielt lovverk. Kanskje er det den samme disiplinen som gjør at man ikke ønsker å hverken motta eller dele utkast og forslag. For det er jo ikke bra hvis det oppstår tvil om hva som er gjeldende retningslinjer, eller?

Ledelsen må gå foran

Det er imidlertid mye arbeid i offentlige virksomheter som ikke dreier seg om lovforslag og retningslinjer, som fint kunne tålt større dialog og samhandling. For å bli kvitt frykten for å dele er det helt essensielt at ledelsen går foran med å dele sine ideer før de hugges i stein.

I noen organisasjoner kan spranget opp til «fri flyt av kladder» være for stort – da kan det være en ide å øke bruken av kommunikasjonsverktøy som ikke genererer «høytidlige dokumenter» på samme måte, som mikroblogging og lynmeldinger.

Følg meg på twitter: @JorgenDalen

(Av Flickr-bruker pasukaru76, med Creative Commons-lisens)

Før vi setter i gang tenkte vi å ta et tilbakeblikk på hva vi spådde i fjor. Presentasjonen vil la ut på Slideshare (lenke) har blitt lest nesten 22.000 ganger og var noen uker verdens mest omtalte på Twitter, noe vi selvsagt syntes var stas!

Ok, med både bukker og havresekker i mente – her er vår egen vurdering av våre 9 spådommer for året vi snart har lagt bak oss. Kom gjerne med dine egne bedømmelser i kommentarfeltet!

1. Social media fatigue

Her føler vi at vi traff en nerve. Bruken av sosiale medier har slettes ikke gått ned, men spenningen er ikke helt den samme. Nå zapper vi Facebook på bussen med samme entusiasme som man zapper TV-en når du egentlig skulle ha lagt deg.

Digitale selvmord er fortsatt heldigvis et marginalt fenomen, til tross for dystre spådommer fra BIs Trond Blindheim og Cecilie Staude. Folk har begynt å stille krav til innholdet i sosiale nettverk. Når du følger 2000 mennesker på Twitter og har 500 venner på Facebook blir det fort veldig langt mellom høydepunktene. På Twitter har «unfollow» blitt nesten like vanlig som «follow». Et sunnhetstegn, spør du oss.

(Fjorårets spådom kan du lese her)

2. Sanntidssøk og sosialt søk – søk 2.5?

Søk nærmer seg sanntid og nyttiggjør seg sosiale nettverk, påstod vi. Så hva skjedde her?

Google kjøpte opp Ångströ, et svensk selskap som har spesialisert seg på søk i sosiale nettverk. Personsøk har lenge vært en akilleshæl for Google – det blir spennende å se hva de får til her. I tillegg lanserte de nylig Google Instant, som ikke bare foreslår søkefraser mens du skriver, men også oppdaterer selve søkeresultatet underveis, noe som visstnok skal barbere ytterligere millisekunder av tiden det tar å finne det du er ute etter.

Microsoft lanserte i juni søkegrensesnittet Bing Social, som søker i sosiale medier og viser trending topics. De har også så smått fått på plass tett integrasjon mot Facebook, og benytter seg av dine venners «like»-aktivitet rundt omkring på internett for å gi deg mer relevante treff.

Vi mistenker likevel at det gjenstår mye arbeid med den semantiske delen av teknologien før den sosiale grafen blir det dominerende prinsippet innen søk. For ikke å snakke om personvern (men der pleier folk å gi etter om det ikke skjer noen store skandaler).

(Fjorårets spådom kan du lese her)

3. Intranettets død (slik vi kjenner det)

Vi har sett tendensen hos mange av våre kunder – eksterne partnere og konsulenter inkluderes i større og tettere grad, både i virksomheten og i arbeidsverktøyene. Erfaringer med sosiale medier gjør at stadig flere kunnskapsarbeidere oppdager at det er av konkurrentene man har mest å lære.

Trenden med å åpne opp «intranettet» tror vi bare kommer til å forsterke seg, men vårt postulat om dets død var nok noe overdrevet.

(Fjorårets spådom kan du lese her)

4. Innhold mister sitt hjem

Konsumet av tradisjonelle nettsteder fortsatte å falle i 2010, som det gjorde i foregående år.  Mange virksomheter har bevisst satset på distribuerte modeller for å øke besøkstallene totalt sett. Frykten for «tap av kontekst» viste seg litt overdrevet, det samme med at man skulle «miste kontroll over innholdet». Denne trenden tror vi bare vil forsterkes, ikke minst  etterhvert som sky-tjenester blir mer dagligdags.

(Fjorårets spådom kan du lese her)

5. Augmented Reality (AR)

Det har ikke vært en eksplosjon av AR-baserte tjenester i 2010. Teknologien begynner å imponere, men foreløpig er det mest som et leketøy å regne. Vi har fortsatt trua,  men det kan virke som om «killer-appen» fortsatt lar vente på seg. Kanskje i 2011?

(Fjorårets spådom kan du lese her)

6. Streaming og service on demand

Denne tok vel ikke av helt så mye som vi trodde i 2010. Den amerikanske musikkbransjen sitter fortsatt på gjerdet, og Spotify har brukt hele året på å lansere i USA «snart». Streaming av film, som svenske Voddler og flere andre, har ikke helt fått samme hype som musikktjenestene – trolig fordi man konsumerer film på en annen måte enn musikk, og at de lovlige tjenestene ikke gir merverdi over ulovlige varianter på samme måte som Spotify eller WiMP.

Innen både musikk, film og annen underholdning finnes ikke de helt gode kalkylene som kan garantere at dette vil demme opp for de siste årenes tap av inntekter. Men ettersom streaming fortsatt ser ut til å være den eneste gjedda som vaker i sivet, tror vi fortsatt det vil skje ting her, og før snarere enn siden.

Vi kan allerede røpe at vi skal se nærmere på hva som skjer på TV-fronten når vi for alvor dykker inn i krystallkula. Kan 2011 bli året?

P.S. Apple har annonsert stort på sine nettsider at dagen i dag kun er nok en  –«vi aldri kommer til å glemme». Kan det virkelig være at de endelig gjør nytte av oppkjøpet av Lala, og lanserer streaming à la Spotify? Har Steve og Zuck blitt enige om betingelsene for Facebook-integrasjon i den foreløpig håpløse og usosiale Ping-tjenesten i iTunes? Wall Street Journal mener heller det er snakk om at Apple har blitt enige med Yoko Ono om å få selge Beatles-katalogen digitalt. Duh …

(Fjorårets spådom kan du lese her)

7. Brukervennlige samhandlingsverktøy

Google Wave ble lagt ned i 2010 etter et snaut år – det store flertallet skjønte aldri hva «verktøyet som kunne brukes til hva som helst» egentlig skulle brukes til (eller hvordan). Derimot elsker vi at listen over gode lavterskel-verktøy nærmest har eksplodert, og det virker som lav terskel for bruk er en forutsetning for å lykkes.

Vi tror at samhandling i nærmeste fremtid først og fremst kommer til å være såpass sporadisk og fragmentert at vi vil se mye spennende innovasjon fra mindre leverandører, og så kan heller Microsoft og Google sloss om å kjøpe de opp når tiden er mer moden.

I 2011 kan behovet raskt dreies til å klare å tilgjengeliggjøre verktøyene innenfor brannmurer og integrere de med andre løsninger, som ansattregistre og klassiske intranett.

(Fjorårets spådom kan du lese her)

8. Det nye grensesnittet

Denne var jo forhåndslekket fra Apple, så ingen overraskelser her. Nesten mer interessant enn produktene i seg selv er alle fagdiskusjonene som fulgte i kjølvannet: Hvordan utvikler rikere touchkonvensjoner seg? Hva er egentlig den ideelle størrelsen på skjermen? Kan man bruke det til noe nyttig, eller er det mest for underholdning? Blir brukere mer interessert i å betale for innholdet?

(Fjorårets spådom kan du lese her)

9. iPhone-killers

Vi spådde at 2011 ville bli året der konkurrentene endelig ville begynne å skape reell konkurranse for Apples iPhone, og det ser ut til å ha slått til. Salget av Google Android-baserte mobiltelefoner øker nå mer enn iPhone i 2010, og kan meget vel passere i totalt antall snart. Ryktene sier at Microsoft faktisk endelig begynner å få sving på sakene med deres Windows Mobile 7, og selv om Steve Ballmer trolig er den eneste i bransjen som dermed mener de er tidlig ute på smarttelefonmarkedet, trenger det ikke være for sent.

I tillegg til å være et godt operativsystem, er Googles raske vekst i stor grad drevet frem av Android.  I motsetning til Apples iOS kan Android benyttes av en mengde ulike telefonprodusenter og operatører, mens iOS kun finnes på Apples egne telefoner, og i flere markeder kun fra én operatør.

Men Googles styrke er samtidig deres svakhet – Android finnes nå på en mengde ulike telefonmodeller fra ulike produsenter, med variasjon i alt fra skjermstørrelse, tilgjengelige knapper og kraft under panseret. Disse telefonene kjører så en rekke ulike versjoner av selve operativsystemet, og ikke alle lar seg oppgradere. Dette gjør det mildt sagt krevende å utvikle applikasjoner for Android, og føle seg trygg på at det faktisk fungerer som forventet på mer enn halvparten av telefonene.

Som toppen av kransekaka kommer det faktum at Android, som et open source operativsystem, ironisk nok gir telefonselskapene mulighet til å fylle telefonen med meningsløse applikasjoner, slik de gjorde på gamle wap-telefoner.

Det blir vel litt som å lengte tilbake til før muren falt, men plutselig føltes Apples innelåste, system ganske befriende likevel. Men en ting får vi gi Steve Ballmer rett i, om vi tolker han med litt mer goodwill – Microsoft er kanskje ikke tidlig på banen, men vi er fortsatt tidlig i smarttelefonenes historie. Så her er nok ikke siste ord sagt.

(Fjorårets spådom kan du lese her)

Hva syns du?

Hva synes du: var det noe vi bommet på eller helt overså i 2010?

De fleste som skal innføre en samhandlingsløsning har et intranett fra før. Alle som har skaffet seg kjæledyr nummer to vet at det ikke alltid går fredelig for seg – men heldigvis finnes det gode råd!

Ganske umiddelbart reiser det seg noen grunnleggende spørsmål. Intranettet har jo fokus på offisiell informasjon. Er det da lurt å integrere det med samhandlingsverktøy med alle sine kladder, fragmenterte kommentarer og rotete dokumentstrukturer? Burde de ikke heller leve side om side?

Her får du tre mulige løsningsscenarier. Rent umiddelbart kan det virke som det første scenariet er det beste, men som vi skal se gjelder det ikke i alle tilfeller:

Det harmoniske ekteskapet

Samhandlingsdelen forsyner intranettet med nytt og verdifullt innhold. Det redaksjonelle innholdet brukes til å generere trafikk til debatter og dokumenter i arbeidsrommene.  Det er likevel lett å se hva som er offisiell informasjon og hva som er ”work in progress”.

Man bruker intranettet til å informere om ny funksjonalitet og å lære opp ansatte. På forsiden av intranettet gir man oppmerksomhet til de som har vært spesielt flink til å dele og kommentere. Man kan kontakte og samhandle direkte fra alle sidene i løsningen.

Det er tydelig hvilken funksjon de ulike arbeidsflatene har (startside, personlig side, arbeidsrom osv) sånn at konflikter ikke oppstår. 

Skilsmissen

De ulike arbeidsrommene lever sine egne liv. De ulike enhetene i organisasjonen begynner å utvikle sine egne praksiser, til glede for noen, men til fortvilelse for ledelsen som ser at den felles kulturen fragmenteres.

Det gamle intranettet fortsetter å informere som før, men merker at besøkstallene har dalt til fordel for arbeidsrommene til hver enhet.

Det konfliktfylte forholdet

Virksomheten bruker mye penger på å integrere klassisk intranett med en hel rekke ulike samhandlingsverktøy. Pga mye uenighet er det viktig at startsiden skal vise litt av alt i løsningen, med den følgen at den bruker en uendelighet å laste.

Det er vanskelig å skille offisiell og uoffisiell informasjon – viktige dokumenter drukner i mengden. Som en følge av det bygges arbeidsrommene opp som små intranett. Ledelsen prøver å ha en viss styring når nye funksjoner introduseres, men sliter med å få lært opp de ansatte.

Det ender med at noen enheter bruker løsningene, mens andre enheter faller helt i fra.

Er en integrert løsning alltid best?

En enhetlig løsning (ofte kalt unified communication and collaboration) har mange fordeler, men det betyr ikke at det alltid er den riktige løsningen. Er man usikker på hva man skal oppnå ved å gjøre det kan det fort være bortkastede penger å integrere.

En integrert løsning gir best effekter når prosjektet har som mål å endre måten de ansatte jobber på – for da blir god informasjonsstyring ekstra viktig. Har man ikke et klart bilde av dette, kan man likeså godt fristille samhandlingsverktøyene fra informasjonskanalen.

Ønsker man å benytte en ”prøve og feile”-tilnærming på et lavere budsjett er det også fornuftig og pilot-teste de enkelte samhandlingsverktøyene før man begynner å integrere.

Til slutt: I vår intranett-undersøkelse ønsker vi å se mer på hvilke effekter som kan hentes ut av integrerte løsninger.

Så vi ønsker å høre fra folk – enten de lever i harmoniske ekteskap, konfliktfylte forhold eller lykkelige skilsmisser!

Hvilke deler av intranettet er viktigst for at de ansatte skal jobbe effektivt?  Hvordan påvirkes intranettet av hvem som eier det i organisasjonen? Gir egentlig personalisering noen gevinster? Har små bedrifter også nytte av en samhandlingsløsning? Hva er effektene av å integrere klassisk intranett med samhandlingsløsning?

Dette er spørsmål vi ofte får fra kundene våre. Det er fortsatt mange hvite flekker igjen på intranettkartet – dette har vi lyst å gjøre noe med!

Halogen kommer derfor til å gjennomføre en større intranett-undersøkelse i løpet av 2010, nå ønsker vi innspill fra deg om problemstillinger vi kan ta med i undersøkelsen.

Mer om undersøkelsen

Undersøkelsen vil i hovedsak bli kvantitativ, og kommer til å ta for seg både klassiske intranett (med vekt på interninformasjon) og samhandlingsløsninger.

Det finnes andre gode intranett-undersøkelser der ute som beskriver utviklingstrekk og beste praksis, denne undersøkelsen vil se nærmere på sammenhenger mellom teknologiske løsninger og effekter på organisasjonen.

Målet med undersøkelsen er å bidra til at det skal bli enklere å lage et intranett som tar hensyn til hver enkelt virksomhet sine særtrekk.

 Vi kommer til å involvere en rekke norske organisasjoner – store som små – for å samle inn data. Vi ønsker derfor også å komme i kontakt med virksomheter som har lyst å være med.

Men i denne omgang altså: hvilke spørsmål har DU rundt intranett?

Dette liker jeg

• Bedre respons og oppgavefokus: I SP 2007 måtte man gå innom veldig mange steg og sider for å publisere et innholdselement. Kombinasjonen av Ajax, færre postbacks og enklere tilgang til funksjoner i Ribbon-delen gjør løsningen mer responsiv. Nå fremstår den mer oppgavefokusert, og du har ikke lenger følelsen av å bli kastet fra side til side (med hver sin look and feel)
• Bedre støtte for metadata: I SharePoint 2007 var det en utfordring å operere med felles metadata på tvers av site-collections og farmer. Det gjorde at mange måtte ty til 3-parts verktøy for emnekart og tilsvarende. I SP 2010 blir det lettere å implementere taksonomier og andre metadata på tvers av løsningen. Det blir spennende å se hvilke muligheter TermStore vil gi for brukerne
• Følg aktivitetene til dine kolleger: Web-delen «activities» gjør at du kan følge med på personene i nettverket ditt. Vi har tidligere skrevet om hvor viktig det er at systemet letter jobben med å dele informasjon. «Activities» er et godt eksempel på hvordan man kan dele kunnskap mer effektivt med støtte fra systemet

Dette liker jeg ikke

• Mangel på lavterskel samarbeidsverktøy: En samhandlingsplattform må støtte ulike typer samarbeid. SharePoint fungerer godt til strukturert samarbeid i prosjekter og lignende – jeg savner verktøy som støtter uformelt og mindre strukturert samarbeid som man ofte har i fagmiljøer og nettverk. SP 2010 har riktignok noe som heter ”NoteBoard” der du kan skrive meldinger på siden til andre personer eller arbeidsrom, men savner at de tar Enterprise 2.0-revolusjonen mer på alvor og tilbyr lavterkselverktøy som mikroblogging som er like god eller bedre enn Yammer og tilsvarende applikasjoner.
• Dokument-metaforen: Hvorfor skal innholdet du lager være på en A4-side? Ofte samarbeider man om andre ting enn dokumenter.   En samhandlingsplattform bør være fleksibel i forhold til hvordan man produserer innholdet. Jeg ville likt å se at SharePoint var mindre dokumentsentrisk og mer innovativ i forhold til hvordan resultatet av samhandlingen kan fremstå.
• Lite konsolidert søk: Med nye verktøy øker også muligheten for flere informasjonssiloer. Enterprise-versjonen av SP 2010 kommer med Fast som søkeplattform, men jeg skulle sett muligheten for en ennå mer konsolidert løsning der man også kan søke i egen innboks, harddisk osv i tillegg til det som er lagret i SharePoint. Det ville ha økt bonusen med å velge Office-pakken og andre Microsoft-produkter. Er mangelen på konsolidering en konsekvens av hvordan Microsoft er organisert?

Det er alltid heftige meningsutvekslinger når Microsoft lanserer noe nytt: del gjerne dine meninger her på Kjøkkenfesten!