Basert på vår erfaring med intranett og samhandlingsløsninger har vi (Jørgen Dalen og Anne Zanussi) laget en modell vi har kalt «the collaboration cycle» som adresserer disse spørsmålene.

Verdiskapning er utgangspunktet

Vårt utgangspunkt har vært hvordan verktøyene kan bidra til verdiskapning internt i organisasjoner.

I kunnskapsbedrifter følger verdiskapning ofte en syklus:

1) en ansatt deler en ide
2) ideen blir videreutviklet gjennom samarbeid
3) resultatet av samarbeidet blir igjen delt

Hensikten med modellen er at verktøyene må støtte brukerne i alle fasene av syklusen – et kjede er som kjent ikke sterkere enn det svakeste leddet. 

Vi ser for oss at et samarbeid starter med at noen har et problem som skal løses, og at «find» er det første steget i prosessen. 

I alle fasene kan det finnes hindre som forpurrer samarbeidet. Er terskelen for stor for å ta kontakt med en medansatt? Passer ikke samarbeidsverktøyet for den typen arbeid man skal gjøre? Er det for tungvint å dele resultatene etterpå?

Hvis ikke verktøyene støtter brukerene i hele verdiskapingsprosessen blir resultatet enten at samarbeidet ikke kommer i gang, at kostnadene ved samarbeidet fort overstiger verdien av resultatet eller at resultatet ikke kommer andre til gode.

I presentasjonene under kan du lese mer om hva du må tenke på i de ulike fasene av samhandling.

Modellen er definitivt «work in progress», så har du kommentarer og innspill til forbedringer er vi veldig takknemlige!

Her finner du modellen i kort form

Her er det en mer detaljert beskrivelse av modellen

Statens nye kommunikasjonspolitikk, som ble vedtatt høsten 2009, har som hovedpremiss at staten skal være åpen, tydelig og tilgjengelig i sin kommunikasjon med innbyggeren. Staten skal tilrettelegge for at innbyggeren skal ta aktivt del i råd, og bli involvert i utformingen av politikk og tjenester. I tillegg skal elektronisk kommunikasjon være primærkanal for dialog mellom innbyggeren og de offentlige virksomheter han måtte ha kontakt med.

Tromsø kommune er med GataMi på forskudd av staten forøvrig når det kommer til interaktiv borgerdeltakelse i offentligheten. Tjenesten gir hver og én tromsøværing muligheten til å sende SMS eller MMS med kommentar om for eksempel manglende gatebelysning, hull i veibanen, dårlig snørydding og liknende. Tilsvarende kan også gjøres direkte fra nettsiden ved bruk av et enkelt skjema. Tromsøværingen kan med andre ord oppleve at veien utenfor huset hans er dårlig strødd, ta bilde av det med mobiltelefonen, sende MMS til kommunen, og i tillegg geotagge meldingen. For hans egen del er dette utelukkende positivt. Han trenger ikke lenger å ta kontakt med kommuneadministrasjonen, bli sendt som kasteball mellom de ulike etatene og ansvarsområdene ved rådhuset, vente på 14 dagers behandlingstid, for så å oppdage at det kanskje ikke blir strødd før våren kommer…

Det er også lagt opp til at alle og enhver kan gå inn på nettsiden og se hvilke meldinger som er kommet inn, se på kart hvor i kommunen meldingen gjelder, og hvor langt i behandlingsprosessen de er kommet. Dette innebærer full åpenhet fra Tromsø kommune – på godt og vondt. Meldingene blir kategorisert etter ‘ny’, ‘under behandling’ og ‘ferdig behandlet’. Dette legger uten tvil et visst press på kommunen om å følge med på det tromsøværingen er opptatt av og ønsker utbedret, og respondere på dette – i full offentlighet.

For Tromsø kommune går det ikke lenger an å gjemme seg bak et ugjennomsiktig byråkrati. Nå må kommunen gå i direkte dialog med innbyggeren, og svare på tiltale. Dette må da være en vinn-vinn-situasjon for såvel tromsøværingen som for kommunen?

Hvordan kan så andre offentlige instanser ta i bruk tilsvarende tjenester i sin virksomhet? Hvordan kan kommunen, fylkeskommunen, staten, tilsynet, direktoratet og departementet bidra til økt samhandling med innbyggeren, mer åpenhet rundt hva de jobber med og være mer tilgjengelige i elektroniske kanaler?

I boka ”collaboration” går norske Morten T. Hansen i strupen på en påstand som man hører konsulenter og ledere forfekte ganske ofte – nemlig at samarbeid på tvers av enheter alltid er et gode. Hovedtesen i boka er at alt samarbeid har en kostnad, og at denne kostnaden ofte overstiger verdien av resultatet. Sagt med hans egne ord: “bad collaboration is worse than no collaboration”. Folk som løper fra møte til møte hele dagen kan sikkert skrive under på dette.

Boka er mest et rammeverk for ledere som ønsker å fasilitere samarbeid. Han mener at det ikke er noen vits å prøve å samarbeide på tvers før man har etablert en kultur for samarbeid, for eksempel ved å unngå at ulike avdelinger står i et konkurranseforhold til hverandre. Boka har likevel et positivt budskap og inneholder mange tips om hva som skal til for å lykkes i store organisasjoner.

Boka sier ikke så mye om bruk av verktøy, men den har likevel mye interessant å fortelle oss som jobber med samhandlingsverktøy i det daglige. Det viktigste lærdommen jeg trakk ut var:

Verktøyenes oppgave er ikke å øke mengden samarbeid, men å redusere kostnadene samarbeidet medfører.

Anbefales!

http://www.amazon.com/Collaboration-Leaders-Avoid-Create-Results/dp/1422115151

Nettet gjør avstanden mellom ledere og ansatte mindre. Medarbeidere får mer makt.

Arbeiderparti-ideologen Einar Førde var på 60- og 70-tallet svært opptatt av at ansatte skulle få mer makt på arbeidsplassen. Siden da er det blitt stadig flere ansattrepresentanter i bedriftsstyrene. Hadde den talesterke Førde levd i dag ville han helt sikkert sagt at internett er det største tilskuddet til bedriftsdemokratiet siden ansatt-representanter i aksjeselskap ble lovpålagt i 1972.

Debatt om bjørk

På min arbeidsplass har vi gitt de 25.000 ansatte mulighet til å si sin mening på intranettet. Hver dag ytrer en eller flere ansatte sitt syn på en sak. Som for eksempel da vi skulle plante nye bjørketrær utenfor en av arbeidsstedene. Da meldte allergikerne seg på. Det ble en brennbar debatt.

Uniformer skaper engasjement

Eller da de ansatte fikk si sin mening om nye uniformer. Da kokte det over i kommentarspaltene om alt fra størrelser til fasong, refleks og slips. Det krever mot og åpenhet av en bedrift å la debatten løpe fritt uten kontroll. Men samtidig gir det nyttige og viktige tilbakemeldinger. Noen ganger fører det også til endring.

Nettmøte med sjefen

Sjefen på toppen stiller også opp til toveis kommunikasjon – med så mange som vil. Flere nettmøter i året helt uten filter. Ingen sak er for liten, ingen er for stor. Medarbeidertilfredsheten øker og de ansatte føler seg bedre informert enn tidligere.

Vi er i kunnskapsalderen

“We have moved from the industrial age, through the information age, to the age of talent”, skriver Thomas Friedman i boken The World is Flat. Vi er altså i kunnskapsalderen. Det som sitter mellom øra gir makt. Med internett og intranett får folk flest tilgang til kunnskap som var vanskelig tilgjengelig tidligere. De kan søke når de vil. Og det vil føre til forflytning av makt fra ledere til ansatte.

Folkeavstemning på nett

Allerede foregår valg av ansatt-representanter på nett. Medarbeider-undersøkelser gjennomføres mye enklere enn før. Det kan tenkes at fremtidens ledere kommer til ha avstemning på intranettet om viktige saker som angår ansatte. Det kan gi spennende utslag. Fremtidens opsjoner ligger i å få være med å ta viktige avgjørelser på arbeidsplassen.

Kan mer enn sjefen

Lederne må finne seg i at medarbeiderne kan mer enn dem. De må se på det som en ressurs i stedet for trussel. Akkurat som kunder kan mer enn leverandører, eller pasienter mer enn leger. Eirik Norman Hansen i Creuna, skrev i bloggen min en gang: ”En smart mann fra Forrester fortalte meg en ting jeg har virkelig sansen for. ”Husk at det vil alltid finnes flere smarte hoder utenfor organisasjonen din enn i den”. Det er jo naturligvis helt sant alltid, og da ville det være dumt om vi ikke lot våre folk få lov å snakke med dem.” Han siktet til Facebook på jobb. Ta web 2.0 på alvor og det er med på å gjøre bedriften din til kunnskapsleder.

Hva mener du? Tar norske bedrifter web 2.0 på alvor?

Mads på nett:

http://twitter.com/mystorvik

http://www.facebook.com/mystorvik

http://mystorvik.wordpress.com

http://www.linkedin.com/pub/3/a05/9a4

Vi har også sett mer huslige former for samhandling der familier flytter kalenderen fra kjøleskapsdøren til internett.  Andre eksempler på gruppearbeid som kunne blitt enklere med gode verktøy er når en vennegjeng skal planlegge en ferie, eller holde et arrangement sammen.

Rett nok er Google Wave foreløpig kun tilgjengelig i en (tradisjonen tro) lite eksklusiv beta-versjon, men sammenlignet med når de løftet standarden for e-post med den første versjonen av Gmail er forskjellen påtakelig. De store aktørene har foreløpig ikke kommet med målrettede løsninger som egner seg for mindre bedrifter eller privat bruk, og stort sett er feltet preget av en flora av mindre start-ups som med vekslende hell forsøker å kombinere sosiale mediers kraft med prinsippene fra det hårete dyret «samhandling».

Begir man seg ut i et minefelt der kommunikasjonen er så kompleks at regler, kutymer og etablerte former må til for at samhandling virkelig kan bli nyttig, eller venter vi bare på at noen skal knekke nøtten?

Det vi ønsker oss er verktøy med funksjonalitet for samhandling, men med den lave terskelen for bruk som for eksempel Yammer har.

Hvorfor: Når våre liv i stadig større grad flyttes ut i skyen oppstår det nye behov for samhandling, men vi trenger verktøy som er enklere å bruke enn Google Wave og SharePoint, men med rikere funksjonalitet enn lynmeldinger og e-post.

Hvorfor ikke: Samhandlingsverktøy er fortsatt mest relevant i en jobb-kontekst, hvor man trenger strukturen og formalismen som mer avanserte verktøy kan tilby. Våre personlige liv er for fragmenterte og uforutsigbare for å kunne bruke samhandlingsverktøy effektivt.

I går: Streaming og service on demand

I morgen: Det nye grensesnittet

I diskusjon med våre kunder ser vi at god støtte for samhandling og dialog på intranett er viktig. Noe av bakgrunnen for dette er:

Intranett av det vi kan kalle generasjon 1.0 begynner å trenge oppgraderinger for å møte behovene i organisasjonen. Dette er intranett som i hovedsak støtter kommunikasjon og distribusjon av informasjon, slik som nyheter, policy, rutiner, praktisk informasjon og så videre.

Ansattes bruk av internett påvirker forventningene de har til hvordan de vil bruke intranett. Når en ansatt kan kommentere en artikkel på aftenposten.no vil de også gjøre det på jobben, de vil kunne spørre andre om råd slik de gjør på Kvinneforum.no eller Hardware.no, de vil dele det som er nyttig og interessant på samme måte som på Facebook eller Flickr og de vil effektivisere det å finne informasjon og mennesker slik som en gjør på Google eller LinkedIn.

Samhandling skjer uansett. Hvis de som er ansvarlig for intranettet ikke fasiliteter vil ansatte allikevel ta i bruk verktøy for samhandling. Nye generasjoner som er vant med anvendelse av teknologi og andre kommunikasjonsformer tar i bruk verktøy for å løse sine behov. Det finnes mange eksempler på wiki, prosjektrom mikroblogger som Yammer eller facebookgrupper som er satt i gang. Dette kan være bra at en del prøving og feiling skjer uoffisielt, det er viktig at den verdien som skapes på eksterne løsninger ivaretas.

Gevinstene ved å finne nye måter å jobbe på blir tydeligere når en har nye verktøy tilgjenglig. Prosjektrom på web som mange har arbeidet med, er en løsning hvor det er åpenbart at en kan jobbe mer effektivt. Det finnes mange enterprise 2.0* løsninger som kan tas i bruk for å effektivisere prosesser, eller for den saks skyld, gjøre noe en ikke har gjort før.

Selv om vi kan mene at behov og krav skal komme først, så pushes teknologi ut til virksomheter og en bestemmer seg for å ta i bruk løsninger for samhandling. Sharepoint fra Microsoft er et godt eksempel på en plattform som er tilgjenglig i mange organisasjoner. Den er lett å ta i bruk og støtter mange behov for samhandling i organisasjonen, samtidig som en del  dokumentasjon av kompetanse i en organisasjon skjer på disse plattformene. På samme måte som en må ha god brukeropplevelse og struktur på et intranett, er det viktig å sette opp Sharepoint med en god informasjonsmodell, effektive prosesser for kommunikasjon og samhandling og at en gir opplæring og forvalter innholdet.

Det samme gjelder for investering i nye intranettløsninger som for alle andre investeringer, de skal løse problemer og støtte behov en har i virksomheten. Derfor er det også viktig å ha en strategi og sette seg mål for intranettutviklingen og kunne synliggjøre hvilke gevinster en skal oppnå. Det å sette opp et business case for intranett er ingen eksakt vitenskap, særlig fordi mange av effektene er ikke-kvantifiserbare, men vi mener at det er fult gjennomførbart.

*Enterprise 2.0 brukes som begrep for sosiale media verktøy (Web 2.0) brukt i virksomheter/organisasjoner.