Lasse Pedersen

Samhandling brer om seg på intranett

Digitale tjenester, Tjenestedesign Ingen kommentarer

Intranettet i virksomhetene begynner å få en mer og mer sentral betydning og støtter flere prosesser. Endringene drives av behov i virksomhetene, nye muligheter med sosiale verktøy og det som betegnes enterprise 2.0* og tilgjengliggjøring av plattformer som Sharepoint.

I diskusjon med våre kunder ser vi at god støtte for samhandling og dialog på intranett er viktig. Noe av bakgrunnen for dette er:

Intranett av det vi kan kalle generasjon 1.0 begynner å trenge oppgraderinger for å møte behovene i organisasjonen. Dette er intranett som i hovedsak støtter kommunikasjon og distribusjon av informasjon, slik som nyheter, policy, rutiner, praktisk informasjon og så videre.

Ansattes bruk av internett påvirker forventningene de har til hvordan de vil bruke intranett. Når en ansatt kan kommentere en artikkel på aftenposten.no vil de også gjøre det på jobben, de vil kunne spørre andre om råd slik de gjør på Kvinneforum.no eller Hardware.no, de vil dele det som er nyttig og interessant på samme måte som på Facebook eller Flickr og de vil effektivisere det å finne informasjon og mennesker slik som en gjør på Google eller LinkedIn.

Samhandling skjer uansett. Hvis de som er ansvarlig for intranettet ikke fasiliteter vil ansatte allikevel ta i bruk verktøy for samhandling. Nye generasjoner som er vant med anvendelse av teknologi og andre kommunikasjonsformer tar i bruk verktøy for å løse sine behov. Det finnes mange eksempler på wiki, prosjektrom mikroblogger som Yammer eller facebookgrupper som er satt i gang. Dette kan være bra at en del prøving og feiling skjer uoffisielt, det er viktig at den verdien som skapes på eksterne løsninger ivaretas.

Gevinstene ved å finne nye måter å jobbe på blir tydeligere når en har nye verktøy tilgjenglig. Prosjektrom på web som mange har arbeidet med, er en løsning hvor det er åpenbart at en kan jobbe mer effektivt. Det finnes mange enterprise 2.0* løsninger som kan tas i bruk for å effektivisere prosesser, eller for den saks skyld, gjøre noe en ikke har gjort før.

Selv om vi kan mene at behov og krav skal komme først, så pushes teknologi ut til virksomheter og en bestemmer seg for å ta i bruk løsninger for samhandling. Sharepoint fra Microsoft er et godt eksempel på en plattform som er tilgjenglig i mange organisasjoner. Den er lett å ta i bruk og støtter mange behov for samhandling i organisasjonen, samtidig som en del  dokumentasjon av kompetanse i en organisasjon skjer på disse plattformene. På samme måte som en må ha god brukeropplevelse og struktur på et intranett, er det viktig å sette opp Sharepoint med en god informasjonsmodell, effektive prosesser for kommunikasjon og samhandling og at en gir opplæring og forvalter innholdet.

Det samme gjelder for investering i nye intranettløsninger som for alle andre investeringer, de skal løse problemer og støtte behov en har i virksomheten. Derfor er det også viktig å ha en strategi og sette seg mål for intranettutviklingen og kunne synliggjøre hvilke gevinster en skal oppnå. Det å sette opp et business case for intranett er ingen eksakt vitenskap, særlig fordi mange av effektene er ikke-kvantifiserbare, men vi mener at det er fult gjennomførbart.

*Enterprise 2.0 brukes som begrep for sosiale media verktøy (Web 2.0) brukt i virksomheter/organisasjoner.