Jørgen Dalen

Intranett + samhandlingsløsning = sant?

Digitale tjenester, Tjenestedesign 10 kommentarer

De fleste som skal innføre en samhandlingsløsning har et intranett fra før. Alle som har skaffet seg kjæledyr nummer to vet at det ikke alltid går fredelig for seg – men heldigvis finnes det gode råd!

Ganske umiddelbart reiser det seg noen grunnleggende spørsmål. Intranettet har jo fokus på offisiell informasjon. Er det da lurt å integrere det med samhandlingsverktøy med alle sine kladder, fragmenterte kommentarer og rotete dokumentstrukturer? Burde de ikke heller leve side om side?

Her får du tre mulige løsningsscenarier. Rent umiddelbart kan det virke som det første scenariet er det beste, men som vi skal se gjelder det ikke i alle tilfeller:

Det harmoniske ekteskapet

Samhandlingsdelen forsyner intranettet med nytt og verdifullt innhold. Det redaksjonelle innholdet brukes til å generere trafikk til debatter og dokumenter i arbeidsrommene.  Det er likevel lett å se hva som er offisiell informasjon og hva som er ”work in progress”.

Man bruker intranettet til å informere om ny funksjonalitet og å lære opp ansatte. På forsiden av intranettet gir man oppmerksomhet til de som har vært spesielt flink til å dele og kommentere. Man kan kontakte og samhandle direkte fra alle sidene i løsningen.

Det er tydelig hvilken funksjon de ulike arbeidsflatene har (startside, personlig side, arbeidsrom osv) sånn at konflikter ikke oppstår. 

Skilsmissen

De ulike arbeidsrommene lever sine egne liv. De ulike enhetene i organisasjonen begynner å utvikle sine egne praksiser, til glede for noen, men til fortvilelse for ledelsen som ser at den felles kulturen fragmenteres.

Det gamle intranettet fortsetter å informere som før, men merker at besøkstallene har dalt til fordel for arbeidsrommene til hver enhet.

Det konfliktfylte forholdet

Virksomheten bruker mye penger på å integrere klassisk intranett med en hel rekke ulike samhandlingsverktøy. Pga mye uenighet er det viktig at startsiden skal vise litt av alt i løsningen, med den følgen at den bruker en uendelighet å laste.

Det er vanskelig å skille offisiell og uoffisiell informasjon – viktige dokumenter drukner i mengden. Som en følge av det bygges arbeidsrommene opp som små intranett. Ledelsen prøver å ha en viss styring når nye funksjoner introduseres, men sliter med å få lært opp de ansatte.

Det ender med at noen enheter bruker løsningene, mens andre enheter faller helt i fra.

Er en integrert løsning alltid best?

En enhetlig løsning (ofte kalt unified communication and collaboration) har mange fordeler, men det betyr ikke at det alltid er den riktige løsningen. Er man usikker på hva man skal oppnå ved å gjøre det kan det fort være bortkastede penger å integrere.

En integrert løsning gir best effekter når prosjektet har som mål å endre måten de ansatte jobber på – for da blir god informasjonsstyring ekstra viktig. Har man ikke et klart bilde av dette, kan man likeså godt fristille samhandlingsverktøyene fra informasjonskanalen.

Ønsker man å benytte en ”prøve og feile”-tilnærming på et lavere budsjett er det også fornuftig og pilot-teste de enkelte samhandlingsverktøyene før man begynner å integrere.

Til slutt: I vår intranett-undersøkelse ønsker vi å se mer på hvilke effekter som kan hentes ut av integrerte løsninger.

Så vi ønsker å høre fra folk – enten de lever i harmoniske ekteskap, konfliktfylte forhold eller lykkelige skilsmisser!