Kan god samhandling planlegges?

Jørgen Dalen

Kan god samhandling planlegges?

Fra Halogen 2 kommentarer

De fleste virksomheter som innfører samhandlingsløsninger lager også en langsiktig plan for hvordan samarbeidet skal forbedres internt. I hvilken grad er det egentlig mulig å planlegge noe så komplekst som samhandling?

Bilde fra customerthink.com
Bilde fra customerthink.com

Plattformer for samhandling (som SharePoint) er i en rivende utvikling og understøtter et stadig bredere spekter av prosesser, spesielt innen samarbeid og kunnskapsdeling. Siden dette er prosjekter som involverer mange fagområder og store budsjetter trenger man jo også en plan:

Planlegging av samhandlingsprosjekter

I disse prosjektene gjør man som vanlig; del inn i funksjonsområder og legg aktivitetene ut i tid. Det å ha et veikart (se figur under) kan i utgangspunktet se ut som en god ide. I løsninger med komplisert teknisk arkiktetur er det viktig å gjøre ting i riktig rekkefølge. Budsjetter skal settes opp og ressurser allokeres. Det er også fornuftig å ha sentral styring med når funksjonalitet a la arbeidsrom skal bli tilgjengelig, så man kan tilby opplæring før man lanserer.

Eksempel på veikart for samhandling
Eksempel på veikart for samhandling

Men som vi har erfart: det å planlegge samhandling er forbundet med en nesten uendelig rekke med utfordringer:

Samhandling – a wicked problem?

Samhandling kan defineres som koordinering av aktiviteter i en prosess der ingen enkeltaktør har totalansvar for prosessen. Et grunnproblem er følgelig at det er vanskelig å plassere ansvaret for samhandlingsverktøy i organisasjonen. Resultatet er at deler av løsningen forblir uten en ansvarlig eier.

Men det stopper ikke der. Samhandlingsløsninger skal ofte løse motstridende behov, for eksempel å ivareta sentral styring samtidig som man skal gi mindre grupper en viss frihet til å bestemme hvordan de skal jobbe sammen.

De fleste organisasjoner består i tillegg av målgrupper med ulike behov for samhandling. Noen trenger tydlige instrukser eller koordinering, mens andre trenger fleksibilitet til å kunne jobbe på tvers.

Den raske teknologiutviklingen gjør naturligvis også planlegging vanskelig. Og det gjør ikke saken bedre når man vet hvor notorisk vanskelig det er å forutse utfallet av IT-relaterte prosjekter.

Forvaltning av samhandlingsløsninger minner derfor mistenkelig om et wicked problem:  løser man et problem oppstår det fort et nytt problem et annet sted.

Målstyring, ikke planstyring

De aller fleste prosjekter definerer et målbilde ved oppstart. Målstyring som prinsipp har så bred aksept at det har vært et bærende prinsipp i offentlig forvaltning siden 1990. Det er imidlertid vanskelig å få midler til samhandlingsprosjekter hvis man ikke har en plan, og helst et business case som viser hvordan investeringen skal betales tilbake.

Erfaringen er dessverre at plandokumentet etter hvert blir det dominerende, mens målbildet sklir inn i bakgrunnen. Resultatet er at det blir vanskeligere å endre kurs hvis ting ikke går som planlagt.

Kultur for prøving og feiling

I artikkelen Learning through failure poengterer A.B. Sitkin at organisasjoner må gjøre endel feil før man kan ha suksess. Han hevder også at for mye planlegging kan hemme virksomhetens evne til å lære av feil. Knytter man seg for sterkt til en langsiktig plan (eller oppskrift på suksess) vil det å tilpasse seg endringer, og derfor endre planen,  fort oppleves som et nederlag. Sitkins motgift er å belønne gode forsøk på å prøve noe nytt, selv om det feiler.

Planlegging – the white man’s burden?

Boka The White Man’s Burden av William Easterly er kanskje den kraftigste kritikken av vår hang til å planlegge. Den handler om uhjelp, og går til frontalangrep på alle «nasjonsbyggere» med overdreven tro på Den Store Planen:

Setting a prefixed (and grandiose) goal is irrational because there is no reason to assume that the goal is attainable at a reasonable cost with the available means.

Før i tiden var det helt nødvendig her i det kalde nord å planlegge for å overleve. Kanskje er denne overdrevne hangen til planlegging mindre formålstjenlig i dag.

Følg meg på Twitter: JorgenDalen