Hvorfor er intranett så kjedelig?

Tone Nordbø

Hvorfor er intranett så kjedelig?

Digitale tjenester, Tjenestedesign 34 kommentarer

Vegard Iglebæk skrev nylig Død over intranettet, og nevner apps og sosiale medier som et alternativ til det tradisjonelle intranettet. Jeg tror derimot at det er mange firmaer der ute som trenger et slikt intranett, men trenger det å være så kjedelig som dagens intranett gjerne er? Vi hører mye snakk om hvordan morgendagens intranett kan bli, og nå er vi kommet dit at vi faktisk kan gjøre noe med det.

Både vi i Halogen og mange andre bruker mye tid på å lage store intranett som daglig blir brukt i arbeidet til mange mennesker. Det som gjerne finnes på intranett er innhold av typen nyheter, arbeidsstøtte, organisasjonsoversikt, profilsider, arbeidsrom og annen samhandling. Målet er gjerne å gjøre de ansattes arbeidshverdag mer effektiv og muliggjøre samarbeid mellom personer som jobber med de samme tingene.

Og det er jo kjempefint.

Men hva med den følelsen man får når man besøker en god nettside, eller bruker et interaktivt produkt, hvor man rett og slett blir glad over at man har oppdaget den nettsiden eller produktet, hvor er den følelsen når det gjelder dagens intranett?

Brukeropplevelse

Det er selvsagt fullt mulig at Marta som jobber med innkjøp hos Offentlig selskap X blir kjempeglad for at hun på det nye intranettet deres lettere kan finne skjemaet for å bestille nye penner, men hva med den overordnede brukeropplevelsen?

Hva er egentlig brukeropplevelse? Det finnes mange definisjoner på hva brukeropplevelse er, Donald Norman introduserte begrepet brukeropplevelse for oss, og jeg liker det han sier i ”Emotional design: why we love (or hate) everyday things”, at vi synes produkter er lettere å bruke når de får oss til å føle oss bedre. Får intranettet ditt brukerne til å føle seg bedre?

Når vi lager prosjektrom i den fysiske verden, passer vi på at det er gode pulter og stoler, fine bilder på veggene, at luften og kaffen er god for at kreativiteten og effektiviteten skal være på topp, gjøres det tilsvarende grep når det lages samhandlingsrom på intranett også?

Teknologiske rammebetingelser

Jeg tror at alt for mange av intranettene som finnes i dag er ”safe”,  de gir brukerne det de trenger og det som kan være kjekt å ha, men de gir gjerne ikke brukerne det lille ekstra, og her er det viktig det Vegard sier, at dette forutsetter at både leverandører og kunder våger å eksperimentere og ta risikoen.

På intranett opplever vi i større grad at kundene har gått til anskaffelse av en teknologisk plattform før man har begynt å tenke på brukeropplevelsen. Dette legger rammer på hva man kan få til når det gjelder løsninger for morgendagens intranett. Design with constraints er bra, men for strenge rammer kan kvele kreativiteten.

Stig og Stein ville her sagt at bruksanvisningen kommer i veien for kreativiteten i innovasjonssirkelen, altså at man henger seg for mye opp i regler til at man kan bli skikkelig kreative.

Hva kan man gjøre for å gi intranettbrukerne en super brukeropplevelse?

For det første bør man slutte å snakke om morgendagens intranett og heller gjøre noe med det. Noen ting man kan gjøre i den forbindelse er for eksempel:

  • Mer interaksjon og lek på en måte som gir gevinst for brukerne
  • Gjøre intranettet mobilt
  • Infographics og dashboards for å vise den nyttige informasjonen istedenfor å tvinge brukeren til å lese lange tekster
  • Bruke elementer fra spill, f.eks for å fylle ut personprofiler
  • Personalisering av intranettet for forskjellige brukere, på en så bra måte at brukerne faktisk tar dette i bruk

Har du andre forslag til hva som kan gjøre intranett gøy? Eller vet du hvorfor så mange fortsetter å lage kjedelige intranett nå når det er fullt mulig å heller lage fremtidens intranett?

  • Jeg liker hva du skriver om at intranett bør likestilles som møblering i den fysiske verden. Kanskje vi kunne fått dette interiøret:

    – Lyse, oversiktelige prosjektrom, gjerne med vinduer hvor andre folk kan titte inn uten å forstyrre.
    – Et sted på møtebordet hvor du kan skrive aksjonspunkter med en gang.
    – Gode, personlige stoler som du har lyst til å bruke – og pulter som kan justeres til akkurat din høyde. Og passe raske datamaskiner.
    – Forskjellige verktøy for forskjellige yrkesgrupper.
    – Alltid gode flipboards tilgjengelig. Gjerne også med ruteark for de som foretrekker det.
    – Et arkiv og flere arbeidsrom hvor det er faktisk mulig å finne hva andre har gjort tidligere.
    – Et landskap der folk kan snakke åpent og dele innsikt og får hjelp på sine utfordringer.
    – Stillerom der en kan jobbe uten at noen sender lynmeldinger eller ringer deg.
    – Kaffemaskin og kantine med nye smaker hver dag.

  • Tone Nordbø

    Takk for kommentar!
    Med unntak av stoler, kaffe og kantine (hvis vi utelater å tenke på funksjoner for å få kaffemaskinen til å lage en kaffe via et klikk på intranettet osv., som kanskje er litt vel overkill), er disse gjennomførbare på et intranett, og jeg ser ikke hvorfor vi ikke kan la oss inspirere av fysiske behov i en virtuell verden, så lenge behovet er der.

  • Jeg tenker på stoler som personlige områder, der du kun føle deg hjemme, skrive hva du er flink på – og som er så pene å se på at andre vil ta en titt innom. Eller du kan sette stolene sammen i grupper eller fora?

    Og i kaffekroken vil jeg dele nye innsikter og bli inspirert av verden utenfor, basert på internettressurser – uten at det nødvendigvis har noe å gjøre med prosjektet jeg jobber med nå.

  • Sidney Glastad

    Sjekk ut mulighetene i SharePoint 2010 – som tilbyr profiler, sosial tagging, deling, blogging og et kolleger-system som minner om venner..

  • Supert innlegg, Tone! Er helt enig i at intranett også bør kunne ha en viss delight-faktor. Og jeg liker veldig godt hvordan du tenker, Harald! Jeg tror virkelig det kan være mye å hente på å bruke slike fysiske analogier som inspirasjon til hvordan man utvikler intranett (og andre ting).

    Hvis man klarer å ta utgangspunkt i hva som er gode rammer for samhandling i den fysiske verden, kan det åpne nye måter å tenke på også i den digitale. For å snu analogien er det fort gjort, når teknologien står i fokus, at intranett eller samhandlingsløsninger føles som om man i den fysiske verden hadde hatt prosjektrom i en betonghall uten fyring, med alle stolene stablet i et hjørne, bordene samlet i et annet, samtlige penner på et lager, papir strødd tilfeldig utover gulvet og kaffen i fjerde etasje. For ikke å glemme en stor haug med aviser du må vasse igjennom ved inngangen.

  • Tone Nordbø

    Harald: jeg liker også hvordan du tenker!

    Sidney: Blir du glad av å bruke Sharepoint 2010? Er personprofilene der så bra utformet at alle brukerne virkelig har lyst til å fylle de ut?

    Jeg tenker at slike løsninger må ses på som et utgangspunkt, og så forbedrer man de funksjonene som er der, og bygger ny funksjonalitet ut ifra hva brukerne trenger, i tillegg til det de ikke nødvendigvis trenger, men som gjør at de får mer ut av å bruke løsningen.

    Kristian: Takk! Har du noen forslag til hvordan vi kan bruke denne analogien for å lage bedre intranett?

  • Flott innlegg Tone!

    Liker analogien din til den virkelige verden.

    Jeg tror man alt for ofte har lett for å drukne i kravspekker og funksjonalitetsoversikter når man dykker ned i intranettprosjekter.

    Hvis man er i ferd med å drukne er det vanskelig å være visjonær.

    Hvorfor blir det sånn? Jeg tror du er inne på det i det du sier om teknologiske rammebetingelser. Alt for ofte opplever jeg at kunden fremfor å se på hvilke behov virksomheten egentlig, har kjøper inn hyllevare-teknologi. Skulle jeg gjette kjøper 70% Sharepoint til sitt nye intranett.

    Microsoft har dyktige selgere og brosjyrer på glanset papir. Når innkjøpsbeslutningen skal tas, sammenligner man produkter feature for feature. Her vil Sharepoint stort sett alltid vinne. Det man fort glemmer er at man tar en beslutning basert på en kvantitativ vurdering av produktet. Hadde man gjort vurderingen kvalitativt basert på hva som er viktig for den gjeldende virksomhet (brukernes behov), er jeg overbevist om at utfallet hadde blitt et annet.

    Så står man der da, med et flunkende nytt produkt fullt av fiffige features, hvor brukeropplevelsen allerede er definert. Jeg sier definert, men mener låst, om man ikke har en solid mengde penger til å begynne å skreddersy. Står midt oppe i dette tror jeg det er lett å glemme å løfte blikket og tenke «hvordan skal dette få brukerne til å føle seg bedre».

  • Tone Nordbø

    Takk Marius, er veldig enig i det du sier. Tenker da at det å oppfordre kunder til å gjøre en behovsanalyse før de går til innkjøp av teknologiløsning kombinert med at det settes av midler til å skreddersy denne løsningen vil gjøre at vi kan lage intranett som gir mer av det lille ekstra til brukerne.

  • Herlig avisanalogi, Kristian!

    Marius: Jeg skulle ønsket at IT-avdelinger fikk følgende punkt lagt til sine innkjøpsprosedyrer:
    – I hvilken grad har løsningen blitt brukertestet? Legg med dokumentasjon fra brukertester.

    Tipper det kunne lukt ut en del løsninger for reiseregninger, timelister og – ja, intranett. Løsninger som scorer bra på egenskaper, punkt for punkt, som Marius skriver, men som folk ikke greier å få gjort sine oppgaver med, uten frustrasjon eller unødvendig tidsbruk.

    Tilbake til hovedspørsmålet ditt, Tone: Hvordan gjøre intranett gøy?

    Jeg blir glad når jeg kan jobbe sømløst i et prosjekt med verktøy som f.eks Dropbox, Google Docs og Teambox og vi får gjort mer på mindre tid.

    På Sharepoint-intranett på min arbeidsplass har vi Lunch-striper. Det er gøy. Men jeg sjekker dem nesten aldri fordi det er ikke noe jeg kan _gjøre_ der. Ingenting som inviterer til interaksjon eller som kan gi merverdi til arbeidet jeg skal utføre. Intranett trenger ikke å være så gøyalt. Intranett må først og fremst være nyttig og effektivt for oss som synes det er gøy å jobbe.

  • I forhold til type applikasjoner som du nevner, Harald, som timeføringssystemer, reiseregninger og så videre, er det min og antagelig de fleste andres erfaring at disse er gjennomført helt grusomme å bruke. Men så er det nok sjelden det de selges på – de selges på ting som pris, funksjoner, hva slags rapporter som kan kjøres ut til administrasjonen/økonomiavdelingen, integrasjon med baksystemer, og så videre.

    Og selv om det smerter en UX-mann å si det, er det til en viss grad kanskje mulig å forstå det, fra et ROI-synspunkt: Dersom produktene dine selger som hakka møkk, selv om de er forferdelig å bruke, hva forsvarer egentlig å bruke f.eks. en million på å gjøre verktøyet bedre å bruke?

    Jeg tror likevel at det innenfor mange felt ikke vil holde å kjøre denne strategien i lengden. Etter hvert som flere, kanskje mange, kan tilby tilsvarende funksjonalitet, vil design og brukeropplevelse bli sterkere differansierende faktorer. Ettersom bedrifter blir vant til og ser verdien av verktøy som er gode og effektive å bruke på andre fronter, vil man forhåpentligvis se at det er en stor kostnad om de ansatte bruker en time i uka på å levere timelister fremfor 5 minutter. Og selv om det allerede nå er mange i «iPhone/Playstation-generasjonen» blant de som må bruke disse verktøyene på jobb, vil det om ikke lenge være de som beslutter hva som skal kjøpes inn. Ok, litt enkelt skissert, men jeg tror det vil gå ditover. Mye av dette kan gjelde intranettfunksjonalitet også. Er det gitt at intranettet må være en stor klump, eller kan samhandlingsfunksjoner spres over flere steder? Du nevner dropbox, i tillegg kan man ha internkommunikasjon på Yammer, osv. Antagelig lettere for SMB-segmentet enn store globale konsern, men er de store, globale, altomgripende intranettene uansett veien å gå?

    Til slutt en liten historie, bare for å illustrere at håpløse støttesystemer virkelig er et problem overalt: Jeg var en gang på et foredrag med Jared Spool, som hadde studert designprosesser i blant annet Apple. Han fortalte at Apple hadde det råeste, mest fantastiske bugtracking-systemet som tenkes kan. Expense-systemet deres, derimot, sugde like hardt som det antagelig gjør for de fleste av oss. Som Jared sa det: «That’s because Steve doesn’t do his own expenses. Guess what Steve does …»

  • Bra innlegg, Tone!

    Ditt spørsmål «får intranettet ditt brukerne til å føle seg bedre?» treffer spikeren på hodet. Arbeidstakere skal få jobben gjort. Intranett som ikke bidrar til dette har ikke livets rett.

    En erkjennelse som er i ferd med å demre for både kunder og utviklere er at én løsning ikke nødvendigvis passer for alle i en organisasjon. Det må vi ta på alvor.

    Dessuten må vi ta innover oss at intranett faktisk bare er et virkemiddel for å få jobben gjort. Vi spiller ikke førstefiolinen i folks hverdag. Vi spiller i høyden kompet, altså rytmelinja i bakgrunnen. Den må derimot være stødig og solid.

    Fredrik Matheson (@movito på Twitter) sier noe som jeg mener både kunder og intranett-utviklere med fordel kan ta til seg: “(…) vi hopper rett til løsningen uten å stille diagnose, kartlegge aktører, regler, flyt, rammer – ja nesten hele schmæla unntatt dokumentene og datasystemene.” http://movito.net/deleplikt/

    Vi må forstå organisasjonen, kultur, atferd og beslutningsmønstre. Først når vi skjønner dette kan vi designe noe som faktisk kunde og hvermannsen verdsetter. Vi må tørre å gå i gjensidig utfordrende dialog med kunden slik at sammenhengen mellom kommunikasjon, it og HR blir tydelig.

    Da blir det carramba, vettu.

  • Flott innlegg om et interessant tema.
    Jeg er også tvilende til at målet egentlig er «å gjøre et intranet gøy»… beskrivelsene ovenfor av et bra fysisk arbeidsrom har hatt lite «gøy» i seg (om ikke kantinen’s «nye smaker hver dag» refererer til tralla på Hogwarts express da..?!)
    Jeg må si meg enig med Harald; «Intranett trenger ikke å være så gøyalt. Intranett må først og fremst være nyttig og effektivt for oss som synes det er gøy å jobbe.»
    Det er utrolig fort gjort, både som kunde og system-utvikler, å skrible videre på ønskelista.
    Store kvalitative analyser kan gjøre vondt værre om man ikke har evne til å si nei – å kunne prioritere og sortere faktiske behov fra det som er kjekt eller kult å ha.
    Om brukerne både har «det de trenger og det som kan være kjekt å ha», så vil jeg påstå at «det lille ekstra» ikke handler om mer funksjonalitet, men en forenklet arbeidsflyt i et pent og rent brukergrensesnitt. Dette oppnår man enklest ved å forenkle, samenkoble og ta vekk funksjonalitet – ikke ved å legge til. Less is more!
    Et godt verktøy skal «enable» (åpne for, muliggjøre, utruste) brukerne til å gjøre jobben sin.
    Vertøyet skal skal være en katalysator (ikke en ingrediens) for effektivitet, læring og verdiskaping. Om man får til det, da blir det gøy å være på jobb 😉

  • Jeg ser tre hovedproblemer med dagens måte å lage/drive intranett på:

    – ønsket om et felles verktøy frontkolliderer med mangfoldet av aktivitet
    – de som skal bruke verktøyet bestemmer ikke selv hva de skal bruke
    – man måler ikke effekten av verktøyene, prosesser, funksjonalitet og brukskvalitet

    Altså, vi skal alle bruke samme verktøy, jeg skal velge det for dere og jeg følger ikke så nøye med på hvordan det fungerer. Så da velger jeg noe som integrerer greit med det vi har fra før, velger en stabil leverandør, ruller det ut og går videre til neste prosjekt.

    Løser man de tre problemene over kan man få gjort mye bra.

    Jeg vet at du ikke mener at «gøy» er et suksesskriterium for et godt intranett, men om vi vrir begrepene unngår vi misforståelser. Derfor: de viktigste suksesskriteriene for et intranett er at de ikke er:

    – frustrerende
    – vanskelige å lære å bruke
    – bundet til en laptop
    – vanskelige å finne frem i
    – vanskelige å finne folk i
    – i veien for arbeid

    og så videre. For meg er et usynlig intranett (eller samling av verktøy) det beste. Jo mindre jeg tenker på verktøyet, jo mer får jeg gjort.

  • Kudos til Fredrik! Og halleluja fra hele menigheten! Hvor ble det av Sidney?

    Og hvis vi stripper ned til et minste felles multiplum, som Olaug skriver, kan vi allikevel enes om et verktøy? Er det mulig? En strategi er å ha et superenkelt fellesverktøy som alle kan møtes på, dele oppgaver med med og søke i. Og så legger salgsfolket, ingeniørene, HR-folka på det de selv vil av verktøy, uten at noen merker det.

    Jeg har invitert IT-folket på min arbeidsplass til nye verktøy for å spesifisere hva intranett 1.2 skal være hos oss. Kanskje de får smaken av nyttig interaksjon og legger andre innkjøpskriterier i bunn enn før?

  • Slutter meg til Haralds hallelujah, helt enig med både Fredrik og Olaug. Slutter meg veldig til at et ideelt intranett er et mest mulig usynlig intranett, og det Olaug sier om å forenkle, kutte vekk og bedre flyt.

    Bran Ferrens klassiske sitat om at «technology is ‘stuff’ that doesn’t work yet» er ikke minst sant for intranett.

  • Sidney Glastad

    @Tone Nordbø:

    Vil ikke at dere skal tolke det jeg skriver som salgspitch for Microsoft, og vil understreke at jeg faktisk jobber i Microsoft.
    Det sagt, synes jeg at Sharepoint 2007 var ganske trauste greier. Der har Sharepoint 2010 omfavnet konseptet om «consumerization» av IT (forsøkte forbrukerisering…). På mange måter er Sharepoint en salig blanding av Facebook og LinkedIn i den forstand at du har en profil med bilder, din egen blogg, oversikt over kolleger, integrering mot OfficeTalk (intern mikroblogging) og eventuelle kommentarer du gjør på den interne nyhetssiden.

    Men, som mange påpeker, så er dette bare «features» som finnes. Jeg kan ikke huske hvilket tjeneste eller produkt reklamen forsøkte å selge, men den illustrerte poenget mitt ganske godt: det var en kar som satt på et svært monster av en datamaskin, med vifter surrende satt han med kun ett program åpent: kabal.
    Mange har kommet med gode poenger før meg, men jeg synes det er viktig å understreke at Sharepoint eller andre CMS’er i utgangspunktet er verktøy. Det absolutt viktigste er å hvem som bruker det, hvorfor det brukes, og hva man ønsker å oppnå med å bruke verktøyet. Alle som har sittet gjennom en elendig Powerpoint-presentasjon vet hvor vesentlig det er.

    Etter å ha erfaring, som bruker, med SharePoint 2010 internt i Microsoft noen måneder synes jeg det treffer på mange av de tingene jeg setter pris på ved et intranett: jeg kan være sosial med alle i Microsoft, jeg blir oppmuntret til å ha en bra profil slik at folk kan finne meg når de søker etter noen med mine egenskaper og det er enkelt å dele ting med kolleger.

  • @Sidney: meg bekjent er OfficeTalk et MS-internt verktøy som noen få selskaper har fått teste. Resten av oss må bruke den usosiale, vanlige SP2010-varianten.

    For meg er SharePoints trege, treårige releasesyklus verktøyets akilleshæl. Med dagens Service Pack-regime vil TeamPage, Jive, ThoughtFarmer, SocialText, Socialcast, Confluence og alle de andre verktøyene være milevis foran SP2010 når neste versjon kommer i 2013. Og det er kjipt. Man burde finne en mer plugindrevet måte å oppgradere verktøyet på slik at Notes/Domino-fadesen, med ny teknologi under panseret og en utrangert brukeropplevelse unngås.

    Og så må vi ikke glemme at MSW er stappfull av duplikater. Selv ikke FAST skjønner så mye av et duplisert virvar av innhold. Og her har vi min største innvending mot dokumentsentrisk samhandling: det blir så mye filer av det.

    Dersom man gjør et skikkelig løft og bygger en wikidel som fungerer (her er jeg veldig høflig 🙂 ville informasjon blitt lenkbar, søkbar, finnbar, delbar, synlig, kommenterbar og levende. Dokumenter mangler kontekst og diskusjon og da blir det som på MSW og så mange andre site collections: et virvar.

    Det er ganske in å kjefte på SP2010 men mye av det underliggende av AD-integrasjon, tilgangsstyring, grupper, Windows 7, Office-integrasjon og konfigurerbarhet er svært bra. Men i konfigurering/utvikling, utrulling og gevinstrealisering av verktøyet ser jeg tre store utfordringer:

    – SP2010 er meget svak sosialt ut av boksen, bl.a. fordi OfficeTalk ikke er inkludert
    – MS tilbyr ingen kurs for de som skal bygge samhandlingsverktøy, samarbeidsrom osv. basert på SP2010
    – det er mangel på kvalifiserte SharePointkonsulenter, og forståelsen av hva en SharePointkonsulent er/bør være er mangelfull.

    Det siste tar min kollega Bjørn Johannessen opp i bloggposten «Hva skal en SharePointkonsulent være?»: http://open.bekk.no/sharepointkonsulent/ Vi trenger flinke SP2010-konsulenter for å dekke over dens sosiale shortcomings, og MS må snarest lage et kursopplegg for dem som skal lage og vedlikeholde arbeidsverktøyene uten å fikle med kodebasen.

  • Tja, hvor gøy skal et intranett være da? Ofte blir intranett-prosjekter utfordret spesielt på brukeropplevelse og kulturbyggingsfaktor. Det synes jeg også gjennomsyrer diskusjonen her. Intranettet sitter ofte med svarteper er min oppfatning – alt som ikke alle andre systemer, prosesser eller kultur i organisasjonen fikser putter vi i sekkeposten intranett.
    Jeg er veldig tilhenger av at man definerer en klar rolle for intranettet og kommuniserer den tydelig. Er den vårt kvalitetsystem så sier vi det, ikke «intranett» og gir det en hovedrolle i den settingen. Hvis vi bruker den samme teknologiske plattformen til å være sekkepost for alle dokumenter vi ikke vet hvor vi skal gjøre av så er det en annen rolle i virksomheten. Har vi en nyhetsside type nettavis internt så kaller vi den orgx-avisen.

    Poenget er at selv om vi har en mengde utfordringer som vi ser kan løses med samme plattform, og det tilfeldigvis er Sharepoint eller tilsvarende, så må ikke alt vi fikser på den plattformen betegnes som intranett.

    Hvis noen føler at jeg mener begrepet er litt oppbrukt og utvannet og farlig så kan de ha rett 🙂

  • Tone Nordbø

    Takk for alle kommentarer! Veldig gøy at det er engasjement rundt dette.

    Først litt oppklaring rundt det at intranett kan være gøy. Når jeg sier gøy mener jeg ikke underholdende, men at de har ”det lille ekstra”. Det lille ekstra mener jeg er det man gjør med grensesnittet når det allerede er bra og brukervennlig. I hovedsak kan man da velge å enten forenkle eller å berike, alt etter hva som vil oppfylle brukernes behov bedre.

    Det Harald sier her om at intranett skal være nyttig og effektivt er essensielt i de fleste intranettprosjekter, og det Vegard sier om at intranettet er kompet i arbeidshverdagen er også helt riktig, intranettet er et verktøy som skal være en støtte for de ansatte.

    Less is more er ofte et veldig bra prinsipp å designe etter, men noen ganger vil det å berike et grensesnitt være til stor verdi for brukerne, og det er det jeg mener blir glemt litt på intranett. Interaktive organisasjonskart som er lettere å finne frem i enn en samling ppt-filer er et eksempel på dette, grafisk visning av fremdrift i prosjekter et annet.

    Og når det gjelder Sharepoint-debatten sier jeg bare at jeg venter i spenning på at Marius eller Vegard poster blogginnlegget ”Intranett != Sharepoint” 🙂

  • Camilla

    Jeg sitter ene og alene med alt ansvar for kommunikasjon internt og ekssternt i firmaet jeg jobber i. Det er et fagmiljø med mennesker som er kjempegode til å løse sine arbeidsoppgaver, men det er langt ifra teknisk i henhold til dataarbeid. Min utfordring er å få «Generasjon X» til å benytte seg av intranett. Jeg bruker mange timer til å forbedre, skrive artikler, nyhetsbrev og ja… you name it. Jeg må ta ut fra mitt eget hode. Men de siste seks månedene har jeg gjort intranett mer gøy. For i denne fagbransjen er det den eneste måten å dra til meg mine kollegers oppmerksomhet over hele landet.

    Jeg fokuserer på illustrasjoner, farger, toveiskommunikasjon, oppsummeringer og et morsomt språk som får folk til å lese alt mens de humrer lett for seg selv. Det har tatt meg to år, men bruken av intranett har gått fra 20 % til 75 % og snart kan jeg si meg fornøyd med resultatet. Men humor og en morsom opplevelse for kollegene mine er nøkkelen i min bransje. Jeg spiller på deres nysgjerrighet hver eneste gang jeg skriver en artikkel, jeg bruker mye synonymer og enda flere sammenlikninger for humorens skyld. Jeg har optimalisert søkefunksjonaliteten og gjort det svært enkelt å finne ALT! Det var hardt arbeid.

    Nå skal jeg prøve meg på å få de siste 25 % av trege kolleger til å følge intranettets utvikling. Da skal jeg kjøre internkonkurranser på intanettet for å sette deres konkurranseinnstinkt litt i høyspenn.

    Etter min mening er intranett veldig nødvendig, men når jeg sitter med all kommunikasjon helt for meg selv kreves det mye kreativitet, nytenking og det at jeg ikke kan være redd for å prøve og feile.

    Jeg aner ikke om jeg gjør ting «riktig», men alle brukere har forskjellige behov, og etter to år har jeg endelig blitt virkelig godt kjent med de jeg skriver til.

  • Veldig interessant å høre dine erfaringer, Camilla. Og det høres ut til at bedriften din skal være veldig glade for ditt engasjement og ensomme kamp på vegne av intranettet!

    Veldig fint å få ditt perspektiv, hittil i diskusjonen har det stort sett vært snakket om funksjoner, brukeropplevelse og teknologi, mens du trekker frem noe vi ikke har snakket om akkurat her: Kvaliteten på innhold, og det å gjøre innhold engasjerende. Her ser det ut til at du gjør en kjempejobb! Ettersom du har jobbet målrettet over tid, med imponerende resultater i bruk må du iallfall ha gjort noe riktig, det tror jeg du skal stole på. Det at du i tillegg til å gi innholdet et humoristisk snitt fokuserer på gode illustrasjoner og et godt søk høres også ut til å være riktige måter å gjøre slik at innholdet faktisk blir funnet, lest og forstått. Noe som er veldig langt fra en selvfølge, for å si det forsiktig.

    Du har oppnådd en enorm økning i bruken av intranettet deres. Hva føler du har vært det mest avgjørende for å få folk til å ta i bruk intranettet? Hva slags former for toveiskommunikasjon har du benyttet for å engasjere?

    Du jobber med kommunikasjon, og den delen av intranettet du beskriver her ser ut til å handle om internkommunikasjon og redaksjonelt innhold. Har intranettet deres også samhandlingsfunksjoner som er mer rent «faglige»? Som dokumentdeling, prosjektrom og lignende? Har du gjort deg noen erfaringer eller har du noen tanker om hva som kan være med på å engasjere, også der innholdet i seg selv ikke nødvendigvis kan gjøres lettbent eller humoristisk?

  • Camilla

    @Kristian (Halogen): Det mest avgjørende for intranettets suksess (om jeg kan kalle det for det) var søkefunksjonen. Jeg måtte redigere hver og en side over hele intranettet for å gjøre alt mer søkevennlig. Når jeg først var i gang redigerte jeg alle tekster, la inn mer mellomrom, flere undertitler, bilder og bildetekster.

    Nylig opprettet jeg et veldig enkelt forum. Den har sine vitale mangler i mine øyne, men samtlige ansatte kan kommunisere med alle på en gang, uten at mailboksen blir stappfull. Det vireker som om dem virkelig liker kommunikasjonsmuligheten. Per i dag har forumet levd i en uke, og mange benytter seg konsekvent av det. Så nå får jeg litt midler av sjefen til å utvikle et bedre forum med funksjoner jeg mener er nødvendig. Jeg jobber også med å ha muligheter for å legge igjen kommentarer på hver nyhetsartikkel, for nå er det langt i fra en mulighet. Folk bruker heller forumet i dag faktisk, noe jeg syns er veldig hyggelig.

    Vi har også dokumentdeling som går inn i intranettets funksjoner for dokumentstyring. Dette er også mitt ansvar. Og her gikk jeg i sommer gjennom alle dokumentene (800 stk omtrent) for å renskrive og «pynte» med farger, illustrasjoner og utfelte punktlister med den viktigste informasjonen. Arbeidet tok meg 70 timer, men nå kommer riktig skjema inn og alle finner det de trenger. For et år siden fikk vi inn skjemaer som har blitt kopiert siden 80-tallet. Ikke bra 🙂

    Men tilbake til forumet. Her jobber jeg nå med å lage et nytt forum som kan benyttes som prosjektplass mellom avdelinger i hele Norge. Dette kan bli veldig interessant om jeg får nok penger til å iverksette alt jeg ønsker. Problemet er bare at det bør være en del funksjoner, men noen av mine kolleger er teknisk tilbakestående. Jeg må bygge det opp som Facebook eller noe liknende for å gjøre det forståelig.

    Vi har også snart et helt nytt produktprogram klart. Dette lanseres om et par måneder etter flere år med jobb. Det skal i bunn og grunn fungere som vår bibel. En slags faglig produktkatalog som møter google, om du vil.

    Jeg må ofte slite litt med fagartikler som til enhver tid skal presenteres med et profesjonelt vokabular. Da er det like forståelig som lovdatas tekster. Her har jeg ofte problemer! Slike tekster interesserer ikke mine kolleger det spor, men det må skrives rett i forbindelse med en del sertifiseringsprosesser vi er oppi for tiden. Allikevel klarer jeg det ved bruk av sammenlikninger i bildetekster. Ofte opplever jeg at mange bare leser bildetekstene for å forstå helheten, men da går de i hvertfall ikke glipp av det viktigste i budskapet.

    • Hei Camilla 😉
      Innlegget ditt gav meg mye inspirasjon i en start fase hvor jeg også sitter med ansvar for kommunikasjon!
      Bra skrevet, og jeg håper det kommer mer fra deg!

      Ha en riktig fin dag!
      Linn

  • Herleg, Camilla!

    Eg oppmodar Halogen til å invitera Camilla som gjestebloggar her på kjøkkenfetsen: «Slik auka eg antall brukarar frå 20% til 75%». Og eg håpar du får lov av din arbeidsgjevar å vera så konkret som råd er.

  • Camilla

    @Harald Sævareid: Det hadde vært moro! Jeg har så mange oppfatninger, men jeg har skjelden luftet dem med andre, da de fleste bare ser dumt på meg og ikke deler min interesse. Jeg er litt super geek, og elsker å få inspill og inspirasjon til å gjøre jobben min så godt jeg kan!

  • Helt enig, Harald! Camilla, det tilbyr jeg deg gjerne på strak arm! Kan du ikke ta kontakt på kristian.palshaugen@halogen.no, så finner vi ut av det. 🙂

  • Mange gode tanker om Intranett her, det er gøy å se! Jeg har vært interaksjondesigner på mange Intranett-prosjekter og fulgt utviklingen fra det tradisjonelle til det «moderne» Intranettet de siste årene, og det er en fryd å se at tankesettet rundt intranettet er i ferd med å endre seg.

    Jeg har stor tro på å fokusere mer på den totale brukeropplevelsen på intranettet, og man skal ikke undervurdere viktigheten av et godt grafisk design og språklige virkelmidler midt oppi all fokuset på funksjonalitet.
    Humor og en litt løs tone gjør også terskelen for å bidra med innhold lavere, og elementer fra spill og konkurranser kan være akkurta det lille ekstra som «vekker forsamlingen» og får flere til å i allefall følge litt bedre med på hva som foregår.

    Det er likevel viktig at ikke kjernefunksjonalitet drukner i «gøyale» ting, og det er superviktig at man bruker mye tid på å skjønne brukernes behov og ikke minst kulturen i organisasjonen, som kan ha mye å si for hva slags intranett-konsept man skal velge å gå for.

    Jeg vil gi min tilslutning til «det usynlige intranettet», som skal oppleves like naturlig og personlig for en bruker som pcen gjør. Jeg vil at intranettet skal være matche hvordan folk faktisk jobber og ligge der som en usnylig liten hjelper som gir folk det de trenger for å gjøre jobben sin når de trenger det. Samtidig skal man være bevisst på at organisajsoner faktisk består av mennesker, og mennesker liker å ha interaksjon med andre mennesker, og de har interesser og driver med aktiviteter som det ligger utrolig mye potensiale i å synliggjøre! Dessuten liker de å ha det litt gøy mens de jobber 🙂

  • Jeg tror mange synes overgangen til «morgendagens intranett» er tung fordi det er mye mer komplekst enn å bare bytte verktøy.

    Det å ta i bruk web 2.0 verktøy innebærer ikke bare et teknologisk skifte, men et kulturelt også. Verdiene som teknologien fører med seg er viktigere enn selve det tekniske.

    Enterprise 2.0 utfordrer den hierarkiske top-down kontrollen og strukturen. Det legger til rette for en flat struktur som involverer/likestiller alle ansatte. Det medfører nye måter å jobbe på.

    For å få de virkelige gevinstene av å integrere sosiale medier i et intranett, er man samtidig nødt til å se på organisasjonskulturen. Er man klar for en mer åpen kommunikasjon og gjennomsiktig organisasjon? Er man klar for at ved å koble de ansatte sammen vil det komme opp kreative, innovative forslag som man vil bli nødt til å forholde seg til?

    Jeg tror at for å få til en vellykket overgang til morgendagens intranett, er det ikke bare «IT-folka» som må jobbe med innføringen, men også andre deler av organisasjonen må involveres, som HR og ledelsen. Dette handler mye om holdninger, maktkontroll, endringsvillighet og strategi, og det er ikke gjort i en fei 🙂

    Jeg har skrevet litt om slike temaer i bloggen min http://www.kollektivkunnskap.no

  • Artig liten debatt dette her.

    Ser forresten ut til at de fleste er enige om det meste? Noe som så langt ikke er nevnt (av det jeg kunne registrere) er det universlt utformede (uu) intranettet. Det er jo intranettet ikke internettet, som er viktig når mange tusen funksjonsnedsatte som ønsker å jobbe, stoppes av utilgjengelige arbeidsflater.

    Akkurat i den sammenheng hjelper det ikke om vitsen er god, hvis kontrasten på teksten gjør den uleselig…

    En liten historie fra virkeligheten… En av Norges store interesseorganisasjoner for funksjonsnedsatte skulle kjøpe nytt CRM system. 30 salgskåte selskaper ville levere. Organisasjonen spesifiserte sine ønsker og krav innenfor uu området og 20 leverandører falt fra. Nye spesifikasjonsrunder, og kun 3 brunstige selgere var igjen. Noen møter til og alle unntatt 1 trakk sine frieri. Og nå snakker vi CRM systemer, som i utgangspunktet skulle være kult og sexy, ikke lønn og timelister eller søvndyssende QA systemer.

    Det er nok dessverre langt frem til dagen da ALLE kan ta internsystemene i bruk, uansett om de er synlige, usynlige eller morsomme.

  • Pingback: Intranett….last year?? « Monica Kentsrud()

  • Pingback: Intranett – fra oppslagsverk til arbeidsverktøy | Kjøkkenfesten()

  • Rune H.

    Et problem jeg opplever med intranett, er at en ikke har solgt løsningen godt nok inn i organisasjonen jeg jobber i.

    Vi har flere, virkelig dårlige dokumenthåndteringssystemer, som er anskaffet / beholdes fordi man ikke har sett hvilke muligheter som ligger i intranettløsningen. Dermed sitter vi med flere systemer med overlappende funksjonalitet, hvor intranettløsningen faktisk er best mht. versjonskontroll, tilganger, håndtering av filer m.m., men altså ikke brukes fullt ut.

    Viktige dokumenter blir dermed lagret på ulike steder – noen velger å lagre / søke etter informasjon, der en får beskjed om at data formelt skal lagres. Andre, benytter den løsningen som de tror flest vil velge å søke i.

    Første bud kunne være at man legger sjelen sin i anskaffelsen, dersom man skal ha et intranett, og sørger for å bruke dette på de områdene hvor det er bra. Det kan redusere antall systemer en må ha i porteføljen.

    Jeg mener gode intranett har a) gode dokumenthåndteringsverktøy og b) mulighet for å opprette webskjema.

    Det gir fleksibilitet når en ønsker å samle inn mye data fra mange ulike personer, og å distribuere f.eks. lenker til dokumenter så disse kan lagres online og ikke fylle innboksene etterhvert som nye versjoner distribueres per e-post.

    • Hei Rune!

      At løsningen ikke er godt nok forankret er ganske klassisk. Det er derfor vi interaksjonsdesignere driver og gnåler om å få lov til å snakke med brukerne hele tiden, og krever at organisasjonen skal ta eierskap til intranettet, at vi skal lage det sammen med organisasjonen, ikke for dem. Et intranett er på ingen måte ferdig når vi som lager det har levert det. Et intranett blir laget over tid, og det er viktig at innholdet tilpasses organisasjonsendringer.

      Det er fint at du mener at gode dokumenthåndteringsverktøy og webskjema er viktigst på et intranett. Jeg mener derimot at det ikke finnes et fasitsvar på dette, og at man må bli kjent med organisasjonen og deres behov før man vet hva som er viktigst for nettopp deres intranett. Jeg skriver litt mer om det å ha fokus på kjernevirksomheten på intranettet her: http://bit.ly/M43RYS

  • Pingback: Sosialt intranett | YtreVenstre()