Løft intranettet til neste nivå

Jørgen Dalen

Løft intranettet til neste nivå

Digitale tjenester 15 kommentarer

Mange norske virksomheter begynner å få sving på intranettene sine. De har likevel mye å gå på. Hva bør de forbedre i 2012?

Her er fem områder jeg gjerne skulle sett et løft på. Det finnes sikkert andre, så kom gjerne med dine innspill!

1. Gi de ansatte mer kontroll over egen tid

Det er ingen mangel på kommunikasjonskanaler i moderne virksomheter. Personprofilsider utformes gjerne ut fra at terskelen for å ta kontakt skal være så lav som mulig. Det betyr ikke at overarbeidede kunnskapsarbeidere skal være fritt vilt. Mange studier viser at kontroll over egen tid er essensielt for trivsel.

Legg inn mekanismer som gir de ansatte mulighet til å angi hvor stor arbeidsbelastning de har, hvordan de ønsker å bli kontaktet, og hva de har mulighet til å avsette av tid til kunnskapsdeling. For du vil vel ikke at dine mest verdifulle ansatte skal forsvinne pga overarbeid?

2. Integrer sosiale verktøy bedre i andre arbeidsprosesser

Mange organisasjoner har heldigvis forstått nytten av sosiale verktøy som mikroblogging – muligheten til å kaste ut spørsmål og få svar, kanskje fra uventet hold. Utfordringen er at mikrobloggen blir en frittstående strøm, der nyttig informasjon «forsvinner» etter et par dager. For hvor ofte har du bladd deg tilbake en uke for å se hva som ble diskutert?

Neste skritt må være å koble mikrobloggen til andre samarbeidsverktøy, for eksempel ved å poste mikroinnlegg direkte i dokumenter, slik at kommentarene blir satt inn i en kontekst (hører dere, Microsoft?).

3. Forvalt innholdet direkte fra løsningen

Har man mye utdatert innhold går det drastisk ut over kvaliteten både på søk og navigering. Det er derfor hyggelig å se at flere virksomheter nå har en innholdsstrategi på plass. Men virkeligheten er at det ofte forblir et «dokument i skuffen». 

Gi de ansatte mulighet til å «konfrontere» det utdaterte innholdet direkte. Et eksempel er å kunne slette dokumenter fra indeksen direkte fra søkeresultatsiden. Et annet (billigere) tiltak er å automatisk fjerne innhold etter en gitt tid (hvis ikke innholdseieren aktivt forlenger levetiden).

4. Effektiviser kunnskapsdelingen

Mennesker har alltid lært ved å observere og kopiere andres atferd. En fin ting med læring ved observasjon er at det er få kostnader knyttet til kunnskapsoverføringen. Samhandlingsteknologi har foreløpig liten støtte for dette. Vi kan riktignok følge aktivitetene til andre ansatte, men jeg savner mer sofistikerte måter å automatisk logge det som skjer av kunnskapsproduksjon hos mine kolleger.

5. Lag mobil versjon

Sist men ikke minst – de mest lavthengende fruktene finnes antakelig innenfor det mobile domenet. Øverst på manges ønskeliste står et godt ansattsøk, enkel tilgang til mikrobloggen og de mest brukte dokumentmappene. Mange ansatte begynner å bli utålmodige – ofte er det mangler ved infrastrukturen, eviglange diskusjoner rundt sikkerhet og et mylder av ulike telefoner/operativsystemer som står i veien.

Ok, det var mine 5 cents. Har du innspill på hvordan intranett bør forbedres i 2012?

Følg meg på Twitter:

@JorgenDalen