Kan vi bli enda mer effektive?

Jørgen Dalen

Kan vi bli enda mer effektive?

Fra Halogen 12 kommentarer

Det sies at norske arbeidstakere må bli enda mer effektive for at det høye lønnsnivået skal kunne opprettholdes. Vi regnes allerede blant verdens mest effektive – er det egentlig rom for forbedring?

Nå er det ingen mangel på gode råd for hvordan man skal jobbe smartere. Siden dette er et stort felt skal jeg her avgrense meg til produksjon av dokumenter.
Bilde fra Neuroscience News
Bilde fra Neuroscience News

Ikke skriv det som allerede er skrevet

I et homogent land som Norge er sjansen stor for at andre allerede har tenkt det du har tenkt. Vi er stort sett flinke til å svelge stoltheten og spørre våre kolleger om de har gjort noe tilsvarende før, men det hadde vært fint om teknologien ga oss bedre støtte.

Hva med dette: når du begynner å skrive på et dokument gir søket deg fortløpende andre dokumenter som ligner på det du skriver. (Her må det sies at jeg kun har sett demoer på dette, er det noen av leserne som har erfaringer fra «real life»?)

Ikke bearbeid det som allerede er bearbeidet

Eksemplet over handlet om effektiv tilgang til innhold. Men som vi alle har erfart: det å dele er bare begynnelsen. Når relevante dokumenter er funnet må man vurdere kvaliteten, aktualiteten og konteksten til innholdet. I tillegg skal man klippe det ut og lime det inn i et nytt dokument.

Det er vel og bra at innhold blir videreforedlet, men mye av dette arbeidet handler om duplisering av tekst, retting av utdatert informasjon og formatering av innhold. Dersom man hadde en database med nødvendig informasjon (for eksempel referanseprosjekter, ressurser, prosessbeskrivelser etc) som alltid var oppdatert kunne store deler av arbeidet med å lage et nytt dokument automatiseres.

Man kunne krysse av for hva en ville ha med, dokumentet kunne genereres automatisk, og man ville være trygg på at innholdet var oppdatert. Litt som når man lenker til kildefiler i Adobe InDesign: dersom du forandrer på kildefilen vil også alle dokumenter som benytter kildefilen bli oppdatert. Det må selvfølgelig være mulig å legge til skreddersydd innhold i tillegg. 

Lag lenker, ikke dupliser innhold

Det burde være unødvendig å si det i disse «internett-tider»: hvorfor lage noe på nytt når man kan lenke til det som allerede finnes?

På 90-tallet hadde mange virksomheter et epostprogram for interne meldinger og et annet for eksterne meldinger. Om få år vil vi le av dagens situasjon der man har en løsning for internt samarbeid, og et annet for eksternt samarbeid. Når disse løsningene smelter sammen blir det selvsagt enklere å krysslenke mellom dokumenter.

Takk til Jon Olav Eikenes og Kristian Pålshaugen for gode innspill.

Følg meg på Twitter: @JorgenDalen