Intranett – fra oppslagsverk til arbeidsverktøy

Tone Nordbø

Intranett – fra oppslagsverk til arbeidsverktøy

Digitale tjenester, Tjenestedesign 2 kommentarer

Dette er en utfordring. En utfordring til de som i nærmeste fremtid skal begynne å tenke på å lage nytt intranett til bedriften eller organisasjonen sin.

 

Det virker som om det er en enighet rundt at intranett er kjedelig, men at det ikke trenger å være det. Hva skal det da være?

 

Det er få intranettprosjekter som skiller seg ut. De fleste har som hensikt å være kommunikasjonskanal (gjerne ovenfra og ned), og oppslagsverk for nyttige ting man må vite i bedriften. Noen vågale få drister seg til å inkludere dokumenthåndtering. Dette støttes av Jane McConnells rapport Digital workplace trends 2012, hvor «communication» klart kommer frem som hovedmålet med en intranettløsning, bortsett fra når det er IT som har initialisert løsningen, da er det «collaboration» som er det viktigste. I slike prosjekter er det gjerne slik at vi interaksjonsdesignere produserer mengder av sidemaler for EpiServer eller Sharepoint. Vi jobber med å få til en logisk struktur, og resultatet blir et informativt og oversiktlig intranett hvor de ansatte kan finne informasjon de trenger i arbeidshverdagen sin.

Og så slutter det som regel der. Akkurat der hvor arbeidshverdagen for de som bruker disse intranettene faktisk begynner. Hvorfor det?

 

Hva er egentlig et intranett?

For det første har vi en litt snever forståelse av «intranett». Vi tenker oppslagsverk, kommunikasjon og samhandling når vi hører dette ordet. En liten sjekk i fremmedordboken viser at begrepet favner om mer enn bare dette:

Intranett: ~nett internt elektronisk informasjonssystem i en bedrift  e l  (ordbok.com)

Og et informasjonssystem er altså ikke synonymt med nettavis. De fleste som har intranett i dag bruker ett eller flere digitale verktøy til å gjøre jobben sin, men disse har lite med intranettet å gjøre, og det er gjerne disse verktøyene som virkelig trenger å kunne gi en bedre brukeropplevelse. Som et eksempel intervjuet jeg for noen uker siden noen brukere I forbindelse med et prosjekt, og tilfeldigvis viste de oss ett av sine interne systemer, med DOS-lignende grensesnitt…

 

Hva kan man gjøre?

  • Lage et helhetlig konsept rundt hva som er bedriftens “intranett”
  • Ha mest fokus på kjernevirksomheten i bedriften. Kommunikasjon og oppslagsverk er hygienefaktorer, men mindre viktig. Hvis det er et budsjettspørsmål – vær nøktern på kommunikasjonsdelen, og bruk midlene der de kan gjøre mest nytte
  • Involvere de ansatte i prosessen! Det er en ting for konsulenter å gi råd om sidemaler for nyhetsartikler, men når det gjelder kjernevirksomheten MÅ brukerne involveres
  • Tilpasse intranettet til de enkeltes roller, personalisering. Da tenker jeg mer på hvilke verktøy de forskjellige ansatte trenger, enn hvilke nyheter de er interesserte i
  • Gamification! For eksempel i forbindelse med opplæring, for å oppnå bedre resultater osv. Se f.eks hvordan Byggmakker lærer opp sine ansatte

Mulighetene er med andre ord mange for bedrifter som tør sette medarbeiderne sine i fokus når nye intranett skal utarbeides – med alt det innebærer. Noen som tar utfordringen?

 

Følg meg gjerne på Twitter: @tonenordbo