Fra perm til skjerm – et digitalt oppslagsverk

Kari Breidal, Ingrid Elise Rekaa og Tine Kvisle Sletterød

Fra perm til skjerm – et digitalt oppslagsverk

Digitale tjenester 6 kommentarer

Interessert i mer sikkerhet og effektivisering på jobben? Hvis ja: Har du husket å digitalisere arbeidsprosedyrene dine?

Å flytte bedriftens arbeidsprosedyrer og regelverk fra papir til et digitalt grensesnitt er litt som å rydde på lageret: det koster tid og krefter, det gjør litt vondt (du må jo gå gjennom alt!) og det er mye støv i krokene.

Løft innholdet ditt

Men du ønsker kanskje økt sikkerhet? Bedre effektivisering og mer enhetlig drift? I tillegg til gode og brukervennlige opplevelser? Da er det heller ingen vei utenom.

Før du bestemmer deg for å flytte hele permen inn i skjermen, bør du spørre deg hvordan du kan løfte innholdet så det møter brukerens behov best mulig. Tar vi denne innsikten på alvor, vil det nemlig åpne seg et mulighetsrom som er både stort, lyst og innbydende.

8 gode grunner

Her er noen gode grunner til at du burde tenke innhold når arbeidsprosessene skal digitaliseres:

  1. Perm og skjerm er to vidt forskjellige flater; innholdet må deles, struktureres og presenteres i bolker som er logiske for en bruker i skjermmodus.
  2. Brukeren vil skanne innholdet ditt på sin jakt etter informasjon. Er ikke innholdet presentert på en god, intuitiv og tydelig måte, mister du brukeren – med alle konsekvenser det kan medføre.
  3. Digitale grensesnitt åpner for nye muligheter til å øke forståelse og lesbarhet; videotutorials, relatert innhold og andres erfaringer. Bruk dem!
  4. Rask forståelse = effektivitet. Det liker vi!
  5. Benytt sjansen til å gjøre de vanskelige tekstene ingen orker lese (de spør heller Arne som har jobbet hos dere bestandig) til en inspirerende opplevelse av hva som bør og skal gjøres når på arbeidsplassen din.
  6. Alltid oppdatert og korrekt innhold. Du trenger ikke lure på om den versjonen du sitter med er den nyeste. Den er digital – den er alltid den nyeste.
  7. Et språk og en stil (tone of voice) som snakker rett til den brukergruppen innholdet er ment for.
  8. Faguttrykk og bransjespesifikke ord (som kan være vanskelige for nyansatte å forstå) kan forklares i kontekst i en digital ordbok.
  9. Ikke alt innhold er viktig samtidig. Basert på bruksmønster, kan vi gjemme deler av innholdet til det eventuelt er relevant igjen.

Alle typer digimanualer

I Halogen jobber vi for tiden med flere spennende prosjekter der digital presentasjon av større analoge innholdsmengder har hovedfokus. Vi ser at denne typen ’opprydningsjobb’ er nyttig for raskere, billigere og sikrere drift i mange ulike bransjer og bedrifter.

Alle typer manualer kan digitaliseres: Driftshåndbøker, personalhåndbøker, brannbøker,  lederhåndbøker eller andre bøker med regler, rutiner, prosesser eller prosedyrer. For å nevne noen.

Hva er effekten?

Men hva er effekten av en slik digital investering, tenker du kanskje?  Jo, et digitalt oppslagsverk er smart fordi det:

  • Gir ansatte enkel og effektiv tilgang til relevant stoff (det være seg rutiner, prosedyrer, prosesser, rettigheter osv)
  • Sørger for felles rutiner, forståelse og retning på tvers av selskapet
  • Sikrer at arbeidsoppgaver og -prosesser utøves riktig og likt
  • Åpner for effektiv bruk av kanaler, f.eks. i form av desktopløsning til stillesittende kontorfolk og touchskjermer for lageransatte på farten.
  • Sørger for lik opplæring av nyansatte
  • Fører til en mer effektiv arbeidshverdag
  • Øker medarbeidertilfredshet og kundetilfredshet gjennom mer effektive leveranser, bedre sikkerhet, samt riktig og konsistent håndtering

Sikkerhet og effektivisering

Et digitalt oppslagsverk kan dermed gi mer effektive medarbeidere som gjør jobben sin på en korrekt og konsistent måte. Og det uten å forstyrre teamledere eller andre medarbeidere for å finne ut av hva de skal gjøre når.

Effekten er altså både mer sikkerhet og bedre effektivisering. Og det må vel sies å være vel anvendte kroner?