Unngå is i rubben: Hvordan lage balanserte team

Ole-Petter Hoel

Unngå is i rubben: Hvordan lage balanserte team

Tjenestedesign 12 kommentarer

Noen ganger funker det dårlig, men det går på et vis og vi kommer i mål. For all del. Men det lugger litt. Hva skyldes det? Er det is i rubben? Dårlig stemning i laget? Eller noe med lagoppsettet kanskje? Hva skal egentlig til for at et prosjektteam skal funke?

Som prosjektleder jobber jeg tett med designere og andre kreative, skapende kolleger. En vanlig dag på jobben handler gjerne om å få dem til å spille hverandre gode, slik at kunden blir fornøyd og vil ha mer av oss og tjenestene våre. Av og til har jeg reflektert over hva som får noen team til virkelig å svinge, mens andre fungerer middels godt.

Sammensetningen av team

I Halogen jobber vi alltid i team på prosjekter. Teamene settes sammen på bakgrunn av prosjektets egenart, størrelse og kompleksitet, og ikke minst den kompetansen og erfaringen som skal til for å gjennomføre oppdraget best mulig. For at vi skal kunne levere virkelig gode prosjekter i rett tid, ser et team ofte slik ut:

  • En researcher
  • En informasjonsarkitekt
  • En interaksjonsdesigner
  • En innholdsressurs/tekstforfatter
  • En grafisk designer
  • En frontend-utvikler
  • En prosjektleder

I tillegg kommer en til to backend-utviklere fra en av partnerne våre, eller en annen teknisk leverandør vi samarbeider med.

Tverrfaglige og kryssfunksjonelle team

Det er ikke alltid slik at alle rollene er med – eller at alle rollene er forskjellige mennesker.  Vi har mange flinke folk med mange ferdigheter, og som regel  dekker én person flere av disse rollene i et prosjekt. Informasjonsarkitekt og interaksjonsdesigner kan for eksempel være en og samme person. Det viktige er at teamet består av både spesialister og generalister, vi trenger det, for målet er at alle i teamet skal utfylle hverandre både faglig og erfaringsmessig. Teamene skal være tverrfaglige og kryssfunksjonelle.

Oversikt over kompetanse og egenskaper

Men hvordan setter vi sammen teamene? I Halogen er vi organisert i tre tverrfaglige designstudioer. Studielederne og prosjektlederne samarbeider tett for å sette sammen de beste teamene ut ifra ferdigheter, egenskaper og den enkeltes ønsker.

Vi har god oversikt over kompetansen som finnes i studioene, fordi vi har kartlagt den og laget visuelle fremstillinger av hva hver enkelt kan, og har lyst å jobbe mer med. Det er flere måter å gjøre en slik kartlegging på, men det viktigste er å involvere folka selv, slik at alle får god innsikt og eierskap til det hele.

Din personlighet: Katt, rev eller maur?

For en tid tilbake gjorde vi i Halogen en øvelse der vi kartla hverandres personligheter og egenskaper ut ifra egenskaper assosiert med forskjellige dyr. Er du en rev, katt, fuglehund, maur, geit eller elefant? Egenskapene til noen av disse dyrene var litt forenklet beskrevet slik:

  • Reven er lur og strategisk
  • Fuglehunden løper rundt og finner nye spor og muligheter
  • Maur er flittige og arbeidsomme
  • Elefanter er kloke og stødige – men kanskje litt trege? 

Jeg er visst elefant. Det sa i hvert fall de andre om meg, selv om jeg egentlig håpet de ville si at jeg var en gaselle eller en ørn. Men elefanter trengs også – et team som bare består av fuglehunder vil kanskje virvle opp mange ideer, men slite med å lande en eneste én.

Dette var en øvelse som gjorde oss veldig bevisste på våre ulike karakterer og egenskaper. Vi er rett og slett forskjellige, og det er viktig å se forskjellene som en styrke.

Det finnes flere metoder for å kartlegge teamdeltageres egenskaper. Jeg anbefaler deg å finne en som passer akkurat dere. I Halogen lagde vi vår egen metode som passet perfekt for oss. For  i tillegg til kompetanse og erfaring tar vi også hensyn til personlige egenskaper.

Teknikk for å kartlegge kompetanse – er jeg katt, rev eller elefant?
Ole-Petter: «Hva er jeg, katt, rev eller elefant?»

Teknikker for å visualisere kompetanse

En annen teknikk jeg har kommet over er Balanced team pie som visualiserer kompetansen i et UX-team. Jeg har ikke testet teknikken selv, men den skal synliggjøre om teamet ”har det som skal til”.  Selve prosessen med å kartlegge kompetanse er vel så verdifull som selve visualiseringen du kommer fram til, for prosessen skaper bevissthet innad i teamet om egen og andres kompetanse. Hvem kan hva? ”Åh, jeg visste ikke at du hadde jobbet med denne type problemstillinger fra før. Så bra!”

Som sagt setter vi i Halogen sammen teamene våre ut ifra hva som kreves av prosjektet og oppgaven som skal løses. Men team består av mennesker, ikke bare ferdigheter og roller. Selv et team der alle roller og funksjoner på papiret er dekket er ingen garanti for suksess. Folk er folk – de har ulike personligheter og er forskjellige mennesketyper. Sammensetningen av personligheter spiller vanligvis en like vesentlig rolle som sammensetningen av skills.

6 kjøreregler for team som funker 

Her er mine 6 kjøreregler for deg som er prosjektleder og skal sette sammen et team. Det burde kanskje vært 5 eller 10 for å få et rundt tall, så du er hjertelig velkommen til å legge til eller trekke fra i kommentarfeltet!

  1. Skap balanse i kompetanse og erfaring. Ta gjerne med en junior i et senior team.
  2. La folk som ikke samarbeider så godt få slippe det. Sett dem heller på forskjellige prosjekter.
  3. … og la folk som liker å jobbe sammen få gjøre det.
  4. Når du ser et team som funker sammen, så bruk det samme teamet også i nye prosjekter. De blir bare bedre over tid.
  5. … men har de jobbet for lenge sammen, kan de ha godt av nye tilskudd som skaper ny dynamikk.
  6. Balanse er bra, men et team trenger som sagt også dynamikk. Ha med en som kan utfordre litt. Det er spesielt viktig der vi skal sprenge noen grenser.

Og sist men ikke minst: Bruk tid på bygge team, det er ikke gjort over natta.

Får vi det alltid til?

Får vi det alltid til? Ikke alltid, men det jeg beskriver over er det vi streber etter når vi bemanner et prosjekt. Kunder kommer til Halogen for at vi skal løse problemene deres – desto fortere, dess bedre – og de er ofte utålmodige etter å komme i gang. Men hvis akkurat de folkene som passer aller, aller best allerede er booket opp i andre prosjekter. Hva gjør du da?

For min egen del ser jeg da om det er andre kombinasjoner av folk som likevel kan passe, eller så snakker jeg med kunden og hører om det virkelig haster såpass. Kanskje kan det likevel passe å vente litegrann for å få det beste teamet?

Men hva hvis det skjærer seg litt mellom folka i teamet? Det kan jo fort bli litt temperatur når tidsfristene er korte, og forventningene høye, både fra kunden og innad i teamet. Jo, send inn en innbytter! Det er ikke alltid et nederlag å bli byttet ut. Av og til kan det være en befrielse.

Når vi lykkes, og jeg ser at folk finner sin plass i teamet, at vi utfyller hverandre og det funker fint, da er det fint for sånne som meg, prosjektlederen. For da flyter det hele av gårde, i riktig retning, helt av seg selv.

Hovedbilde av Adan Lucius Marini