Design for effektiv kommunikasjon

Amra Osmanovik

Design for effektiv kommunikasjon

Tjenestedesign 5 kommentarer

Effektiv kommunikasjon er noe alle bedrifter etterstreber, og kan være utfordrende nok i seg selv. Hvordan effektiviserer vi samarbeidet når de ansatte i tillegg befinner seg på ulike steder?

Dette var utgangspunktet for diplomprosjektet mitt ved AHO, som ble avsluttet denne våren. I dette blogginnlegget skal jeg ta for meg hvordan jeg brukte systemorientert design (SOD) til å forstå behovene og kompleksiteten i en gitt arbeidssituasjon, og veien fram til å designe et konsept for et digitalt samarbeidsverktøy.

Jeg valgte å fokusere på oljeindustrien, og var så heldig å få være 7 dager hos Aibel i Stavanger – for å se på kommunikasjonen mellom deres ansatte onshore og offshore. Utstrakt bruk av akronymer, mange ulike roller og temaene som ble diskutert i møtene, gjorde det utfordrende å få oversikt, men ved hjelp av systemtenkning klarte jeg å danne meg et bilde av det hele.

Slik fungerer det

Onshore Project Centre (OPC) hos Aibel planlegger daglig hva deres operatører skal jobbe med offshore. Som alle andre selskaper i oljeindustrien ønsker de at mest mulig av arbeidet skal gjøres fra land, for å spare både tid og penger. Her kommer begrepet integrerte operasjoner inn (der alt handler om effektivisering og bruk av smart teknologi). Oppgaven til de som sitter på land er kort sagt å vite alt som skjer offshore til enhver tid, for så å kunne planlegge små og store operasjoner ut ifra denne informasjonen.

 

Bilde: Operasjonssenter på land kommuniserer via videokonferanse med operatører offshore mens de ser på egne skjermer.
Operasjonssenter på land kommuniserer via videokonferanse med operatører offshore mens de ser på egne skjermer.

Kartlegging med systemorientert design

I løpet av oppholdet mitt hos OPC brukte jeg teknikker fra systemorientert design til å kartlegge kompleksiteten i systemet og analysere de ulike arbeidsprosessene mellom onshore og offshore. Intervjuer, observasjoner og workshops var noen av metodene jeg brukte for å samle nødvendig innsikt og for å forstå deres kontekst. Det var utfordrende å sette seg inn i noe jeg ikke hadde så mye kjennskap til fra før, men til syvende og sist er det kvaliteten på innsikten som avgjør om resultatet kan ha noe effekt på systemet.

 

Mye innsikt fordelt på ulike steder kan være utfordrende å ha oversikt over. Derfor hjelper det å henge opp alt på veggen for å se alt i sammenheng.
Mye innsikt fordelt på ulike steder kan være utfordrende å ha oversikt over. Derfor hjelper det å henge opp alt på veggen for å se alt i sammenheng.

Det var tydelig at informasjonsflyten fra offshore til land gikk veldig mye tregere enn det som er mulig med dagens teknologi. Eksempelvis kunne en prosess pågå over flere dager, i form av håndskrevne skjemaer som måtte flyttes fysisk mellom lokasjonene.

 

Mange steg gjør at hele prosessen er tidskrevende for de ansatte.
Mange steg gjør at hele prosessen er tidskrevende for de ansatte.

Idégenerering med brukerstøtte

Etter kartlegging og innsikt var neste fase å tenke ideer og løsninger, som fortløpende ble presentert for OPC. Funnene fra innsikts- og kartleggingsfasen ble tatt med inn i en workshop der mange ulike muligheter og innfallsvinkler ble diskutert, og senere avsjekket med de reelle brukerne.

5.workshop

Løsningen

Løsningen ble å designe et digitalt samarbeidsverktøy på tvers av lokasjoner, som forbedrer arbeidsflyten på mange områder:

  • Raskere informasjonsflyt
  • Bedre kontroll
  • Tydelige ansvarsområder
  • Bedre kommunikasjon mellom ulike roller

 

Løsningen ble å integrere alle individuelle prosesser i et sammenhengende forløp.
Løsningen ble å integrere alle individuelle prosesser i et sammenhengende forløp.

Dette skjer bl.a. ved hjelp av:

  • Automatisk oppdatering
  • Tydelig informasjon/status for ulike oppgaver
  • Eksisterende systemer integrert i løsningen

Konseptet gir dem som sitter på land langt bedre oversikt og kontroll over aktiviteter og hendelser offshore, på ett sted. All input fra offshore kan dokumenteres så fort en hendelse skjer og gjør at operatørene får løst oppgavene sine raskt og enkelt, mens informasjonen flyter automatisk til de som sitter på land.

Hva lærte jeg?

En av de viktigste erfaringene fra hele prosessen var hvor viktig det er å forstå brukernes behov, ikke bare overfladisk, men helt ned på detaljnivå – i tillegg til sammenkoblingen mellom prosessene. Først da kan vi som designere tenke ut nye løsninger som forenkler og forbedrer den enkeltes arbeidssituasjon på revolusjonerende måter.

 

Fakta:

  • Aibel jobber med installasjon og modifikasjon for oljeselskapet ConocoPhillips.
  • Onshore Project Centre (OPC) jobber med prosjektplanlegging for alle offshore installasjoner de gjennomfører på Ekofisk feltet.