Et intranett på 2 måneder (!)

Harald Sævareid Phuong Nguyen

Et intranett på 2 måneder (!)

Digitale tjenester Ingen kommentarer

I august 2015 fikk vi en spennende utfordring av en kunde: “Kan dere gi oss et intranett før november?” Denne måneden skulle ledelsen dele store nyheter til alle i bedriften, men hadde lenge opplevd at de viktigste beskjedene ikke nådde ut til alle. Derfor sto et nytt intranett øverst på ønskelista. Og det brennkvikt.

En illustrert kalender som viser den to måneders arbeidsperioden fra august til oktober

2 måneder = 40 arbeidsdager = ikke særlig mye

Vi har ikke jobbet med så stram tidsramme før, men vi kunne jo ikke la være å å prøve. Vi satte igang med iver og mot, men etter innsiktsfasen følte vi oss lettere paniske: “skal vi virkelig designe og utvikle et helt intranett på 5 uker og 2 dager?!” Slik gikk vi fra 0 til 100 på førti dager:

 

Fase 0: Definere mål og målgruppe – hvem er brukeren?
40 dager igjen før overlevering

Forstå kundens problemstilling

På første arbeidsmøte utforsket vi problemstillingen sammen med kunden. Vi forsto at utfordringen var at viktige beskjeder ikke nådde frem til alle ansatte, og at flere brukte 50-60% av arbeidstiden sin til å finne frem til informasjon. Den interne kommunikasjonen måtte forbedres, i tillegg til at det nye intranettet skulle bygge en felles kultur og identitet i organisasjonen.

 

Workshop

Vi arrangerte en workshop med kunden for å kartlegge hvordan organisasjonen var bygd opp og fungerte. Her så vi at organisasjonen var delt opp i mange nivåer med flere ulike brukergrupper. Sammen prioriterte vi hvilken målgruppe som var viktigst for den første lanseringen.

 

Fase 1: Innsikt og kommunikasjonsløsning – vi utforsker
37 dager igjen før overlevering

Innsikt

Vi dro på felttur! Her gjorde vi flere intervjuer og observerte hvordan de ansatte arbeidet og hvilken kommunikasjonstilgang de hadde. For at et intranett skal føles relevant og bli brukt, må det være nyttig i de daglige arbeidsoppgavene. Det nytter ikke å lage et monologverktøy fra HR til “gulvet” og tro at det blir brukt. I denne fasen så vi flere muligheter for å integrere intranettet i arbeidsoppgavene og, ikke minst, hvordan det kan brukes for effektivisering, høyere medarbeidertilfredshet, forbedret sikkerhet og bedre kundeservice. Alt omhyggelig notert i notatbøkene våre.

Bilde fra felttur der designeren noterer ideer på et ark

Fase 2: Konsept og design – la oss være realistiske
27 dager igjen før overlevering

Fra innsikt til prioriteringer. Fra prioriteringer til konsept.

Ja, vi fant mange problemer vi ville løse, men klokka tvang oss til å gjøre noen harde prioriteringer.  Kriteriene var klare:

  1. God funksjonalitet som gjorde intranettet relevant og nyttig i arbeidshverdagen (poenget er jo at folk skal bruke det).
  2. Ledelsen fikk sine umiddelbare formidlingsbehov dekket.
  3. Det var realistisk innenfor tidsrammen.

 

Men hva gjorde vi med tilleggsløsningene vi hadde funnet tidligere? De ble ihvertfall ikke kastet! Vi tok godt vare på dem og viste de i et visjonært veikart for alt potensiale intranettet har i versjon 2.0 og 3.0.IMG_1593-(1)

Fase 3: Utvikling og design hånd i hånd
15 dager igjen før overlevering (hva, allerede?!)

Design – develop – repeat

Dette må ha vært tidenes mest effektive arbeidsperiode på kontoret! Vi designet malsider, sendte til kunden for godkjenning og deretter rett til front-end og back-end utvikler Så startet vi umiddelbart på neste mal. Her opplevde vi at utviklerne våre var et hakk raskere enn designerne, og det var et stort pluss!

 

Fail early, fail fast, fail cheap

Vi lagde en testversjon av intranettet for å fikse smådetaljer og bugs som ikke helt fungerte. Kunden, designeren, utvikleren og prosjektlederen samarbeidet om de siste finessene. Her er det fort gjort å kaste bort mye tid på pirk og pixels, men ting går mye kjappere om det meste blir avklart i designfasen.

 

Semi-overlevering

Lanseringen nærmet seg ganske kjapt, og den siste tiden brukte vi til en god overlevering. Det er jo kunden som skal bruke intranettet, så det er viktig at de blir eksperter på sitt nye publiseringsverktøy.

 

Fase 4: Lansering – launch and learn
0 dager igjen før overlevering

Den lille lanseringen  (-1 dag)

Kunden hadde litt tekniske problemer mot slutten og måtte derfor utsette lanseringsdatoen noen dager. Men det var allikevel god stemning og spenning! Kunden ville lansere intranettet i to omganger: soft launch og big launch. Soft launch gir noen få ansatte adgang for å teste intranettet og se om det er noe de vil endre. Vi jobbet iherdig med alle tilbakemeldingene vi fikk, og endret så mye vi kunne.

 

Intranett på to måneder – kompaktnett?

Pjuh! Etter 40 dager klarte vi å levere og lansere et intranett som er både nyttig, godt likt og brukt! Okei, vi gikk kanskje litt over tiden, men vi er uansett vannvittig glade for å ha jobbet med en så sporty kunde og leverte intranettet på så kort tid. Vi gleder oss til neste kunde som utfordrer oss på samme viset: en innsiktsdrevet designprosess og launch and learn. Vår ambisjon var aldri å slå en slags rekord, men hvis vi faktisk gjorde det med dette oppdraget – Hurra!